Sprawdź, jak wypełniać sprawozdanie biblioteki do GUS – wzór K-03

30.09.2021

Aktualny

Sprawdź, jak wypełniać sprawozdanie biblioteki do GUS – wzór K-03

Sprawozdanie biblioteki według wzoru K-03, które rokrocznie przekazywane jest do Głównego Urzędu Statystycznego, jest jednym z najważniejszych dokumentów sprawozdawczych w funkcjonowaniu biblioteki. Nie należy jednak zapominać, że dane zawarte w Sprawozdaniu biblioteki K-03 mają jeszcze jedną ważną funkcję. Pokazują bowiem, jak wyglądała biblioteka w roku sprawozdawczym.

W archiwach bibliotek można odnaleźć dokumenty wypełniane według tego wzoru sprzed kilkudziesięciu lat. Analizując je możemy nie tylko poznać historię danej placówki, pokazać, jak zmieniała się na przestrzeni lat, ale także pokazać, jakim przeobrażeniom podlegał sam dokument. O ile rok do roku nie ma zmian lub pojawiające się modyfikacje są niewielkie, o tyle na przestrzeni dziesięcioleci różnice są znaczące.

Jak uzupełniać dokument

Proces uzupełniania dokumenty Sprawozdania bibliotek K-03 może wydawać się skomplikowany. 6 stron tabel i drugie tyle objaśnień może budzić grozę. Nie powinniśmy jednak odkładać tego na później. Pamiętajmy, że niewielkie zmiany zachodzące rok do roku pozwalają nam skorzystać z dokumentu z poprzednich lat. Przeważnie funkcjonowanie placówki nie ulega znaczącym zmianom, dlatego możemy wykorzystać pracę wykonaną w poprzednim roku.

Bazując na dokumencie już złożonym, musimy dokładnie przeczytać poszczególne punkty. Ewentualne przepisywanie danych nie powinno być procesem mechanicznym, a raczej świadomą analizą.

Uzupełniając dokument warto także pracować z dołączonymi do niego objaśnieniami. W wielu miejscach należy bowiem wybrać odpowiedni symbol, którym oznaczona jest konkretna odpowiedź. Aby uniknąć pomyłki, należy dokładnie przeczytać, czego od nas się wymaga w konkretnej rubryce.

Skąd czerpać dane

Sprawozdanie biblioteki według wzoru K-03 odzwierciedla jej funkcjonowanie w roku sprawozdawczym. Źródłem uzyskiwania informacji będą więc inne dokumenty. Będą to przede wszystkim dziennik biblioteczny, listy pracowników, dane z programów bibliotecznych, dokumenty potwierdzające zakupy czy księgi inwentarzowe.

Aby sprawnie przebrnąć przez cały dokument, warto na samym początku przygotować wszystkie niezbędne dokumenty. Pomoże w tym poniższa checklista.

Checklista dokumentów potrzebnych do uzupełnienia Sprawozdania do GUS według wzoru K-03 wraz z miejscem ich wykorzystania

Dokument	Czy biblioteka go posiada
Lista zatrudnionych pracowników Dział 3. Pozycja 1. Zatrudnienie. Pracownicy biblioteki, z wyszczególnieniem na osoby i etaty, pełnozatrudnienie, osoby na stanowiskach bibliotekarskich i innych niż bibliotekarskie oraz osoby z wykształceniem bibliotekarskim (średnim lub wyższym).
Lista szkoleń, kursów, konferencji, seminariów, webinariów Dział 3. Pozycja 2. Doskonalenie zawodowe pracowników biblioteki w ciągu roku. Z wyszczególnieniem liczby pracowników i liczby godzin, ważne, by nie wliczać form doskonalenia finansowanych przez samych pracowników.
Zestawienie księgozbioru Dział 4. Zbiory biblioteczne. Wymagane jest podanie stanu na koniec roku poprzedzającego rok sprawozdawczy oraz koniec roku sprawozdawczego z uwzględnieniem wpływów zbiorów (w tym zakupów) oraz ubytków. W przypadku czasopism podaje się także liczbę tytułów w prenumeracie. Oprócz książek i czasopism w zestawieniu podaje się także informacje o szeregu innych kategorii zbiorów w tym m.in. audiobookach, a także licencjonowanych zbiorów elektronicznych, do których biblioteka opłaciła dostęp, czyli np. Legimi, iBuk Libra czy inne bazy danych.
Zestawienie zdigitalizowanych zbiorów Dział 4.1. Digitalizacja zbiorów Dokument z podaniem ogólnej liczby zdigitalizownaych zbiorów, a także tych, które przybyły w danym roku sprawozdawczym, liczbę udostępnionych obiektów oraz wydatki poniesione na digitalizację.
Zestawienie wydatków Dział 5. Wydatki na materiały biblioteczne w okresie sprawozdawczym Dokument, w którym uwzględnione zostaną wydatki na książki, czasopisma, zbiory specjalne (dokumenty audiowizualne, audiobooki dokumenty elektroniczne oraz zbiory licencjonowane, do których bibliotek opłaciła dostęp.
Zestawienie użytkowników Dział 6. Użytkownicy bibliotek i odwiedziny w ciągu roku W tej części najbardziej przydatne będą dane pochodzące z dziennika bibliotecznego lub raporty z bibliotecznego systemu komputerowego. Potrzebne są dane dotyczące ogólnej liczby zarejestrowanych użytkowników, czytelników aktywnie wypożyczających oraz odwiedzin. W przypadku bibliotek publicznych należy także wskazać osoby aktywnie wypożyczające według wieku i zajęcia.
Zestawienie wypożyczeń i udostępnień zbiorów w ciągu roku Dział 7. Wykorzystanie usług bibliotecznych Ponownie jest to tabela, która znajduje się w dzienniku bibliotecznym. Dane uzyskane z tego dokumentu lub informacje pozyskane ze systemu bibliotecznego ułatwią uzupełnienie tej części.
Zestawienie korzystania ze zbiorów elektronicznych Dział 7. Wykorzystanie usług bibliotecznych Dokument, w którym określona zostanie liczba sesji, pobranych dokumentów oraz wyświetleń publikacji z własnej biblioteki cyfrowej, a także dane dotyczące strony internetowej biblioteki z uwzględnieniem jej adresu, liczby odsłon oraz liczby unikalnych użytkowników.
Zestawienie dodatkowej działalności biblioteki i pracowników Dział 9. Inne formy działalności biblioteki Dokument, w którym uwzględnione zostaną liczba zajęć lub imprez, uczestników i godzin w obszarach związanych z szkoleniami dla użytkowników organizowanymi w bibliotece i on-line, szkoleniami studentów i pracowników innych bibliotek, imprezami organizowanymi przez bibliotekę dla użytkowników (z uwzględnieniem tych wirtualnych), inne zajęcia edukacyjne organizowane przez bibliotekę, jak również konferencje i seminaria organizowane przez bibliotekę.
Zestawienie projektów Dział 9. Inne formy działalności biblioteki W sprawozdaniu należy podać liczbę projektów, które biblioteka realizowała z innymi instytucjami lub organizacjami ze społeczności lokalnej.
Zestawienie publikacji pracowników biblioteki Dział 9. Inne formy działalności biblioteki Wymagana informacja dotyczy liczby publikacji naukowych, popularnonaukowych lub fachowych, których autorem jest pracownik biblioteki. Dopuszczalne są artykuły drukowane i elektroniczne. W tej liczbie nie należy uwzględniać notatek prasowych czy ulotek.
Zestawienie wydanych tytułów Dział 10. Wydawnictwa własne biblioteki Należy uwzględnić wszystkie dzieła, w których biblioteka jest wydawcą lub instytucją sprawczą. Należy dokonać rozgraniczenia na wydawnictwa zwarte i ciągłe. W obu kategoriach należy uwzględnić wydawnictwa elektroniczne.
Zestawienie dni zamknięcia biblioteki z powodu COVID-19 Dział 11. Wpływ COVID-19 na prowadzenie działalności Dokument, w którym uwzględnione zostaną dni całkowitego zamknięcia placówki lub okres, w którym wypożyczanie ograniczone było do wydawania zamówionych książek i odbierania zwrotów (popularne okienka).
Czas zbierania danych i uzupełniania formularza Dział 11. Wpływ COVID-19 na prowadzenie działalności Zanim rozpoczniesz przygotowania do zbierania danych i uzupełniania formularza sprawdź, która jest godzina. W sprawozdaniu wyszczególnione są pola, w których szacunkowo musimy wskazać czas potrzebny na zebranie danych i uzupełnienie formularza.

Jaka jest struktura dokumentu

Dokument Sprawozdania biblioteki K-03 składa się z XI działów. Po kolei analizowane są w nim różne obszary funkcjonowania biblioteki. W tabeli zostały ujęte te części, w których bibliotekarz musi korzystać z danych zewnętrznych. W dokumencie znajdują się także działy, których uzupełnienie opiera się na zaznaczeniu odpowiedzi tak lub nie.

Działy, w obszarze których należy dokonać odpowiedzi na różne pytania

Dział 1.	Dane identyfikacyjne placówki.
Dział 2.	Infrastruktura.
Dział 3.	Pracownicy biblioteki.
Dział 4.	Zbiory biblioteczne.
Dział 4.1.	Digitalizacja zbiorów.
Dział 5.	Wydatki na zbiory biblioteczne w kresie sprawozdawczym.
Dział 6.	Użytkownicy biblioteki i odwiedziny w ciągu roku.
Dział 7.	Wykorzystanie usług bibliotecznych.
Dział 8.	Usługi elektroniczne.
Dział 9.	Inne formy działalności biblioteki.
Dział 10.	Wydawnictwa własne biblioteki.
Dział 11.	Wpływ COVID-19 na prowadzenie działalności.

Dokument Sprawozdania biblioteki K-03 odzwierciedla funkcjonowanie biblioteki w roku sprawozdawczym. Na bieżąco jest więc dostosowywany do aktualnej sytuacji. W 2021 r. (sprawozdanie za 2020 r.) znalazło to swoje odzwierciedlenie w strukturze dokumentu. Dodany został dział XI, który był odpowiedzią na pojawienie się sytuacji pandemicznej. Na początku 2021 roku również obowiązywały pewne obostrzenia, więc można spodziewać się, że w następnym sprawozdaniu ponownie pojawi się ten dział.

Przygotowuj się systematycznie

Wypełniania sprawozdania do GUS-u według wzoru K-03 nie warto zostawiać na ostatnią chwilę. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie systematyczne przygotowywanie się do złożenia dokumentu.

Proces uzupełniania sprawozdania warto rozpocząć już na początku roku. Dobrym pierwszym krokiem będzie sprawdzenie poszczególnych działów i wyszczególnienie tych informacji, których się od nas wymaga. Następnie warto przygotować sobie osobne dokumenty dla poszczególnych zakresów.

Dobrym pomysłem będzie przygotowanie zestawu tabel, w których będziemy uzupełniać na bieżąco potrzebne informacje. Bardzo często wystarczy zwykła tabela wykonana jako plik Worda lub Excela. W ten sposób możemy np. stworzyć listę wydarzeń z uwzględnieniem liczby uczestników, czasu trwania wydarzenia lub listę zakupów.

Ciekawym i skutecznym rozwiązaniem może być także zakup kalendarza, w którym przy każdej dacie będziemy umieszczać ważne z punktu widzenia sprawozdania informacje. Należy zwrócić także uwagę na fakt, że dane zawarte w kalendarzu czy osobnych plikach będą także podstawą do tworzenie innych sprawozdań, zestawień, dokumentów, których w pracy bibliotekarza jest dużo.