Zarówno pracownik biblioteki, jak i kierownik powinni orientować się w dokumentach, które regulują ten obszar wynagrodzenia i w ogóle pracy w bibliotece. Pierwszym i podstawowym jest oczywiście Kodeks Pracy. Daje on możliwość, a w niektórych przypadkach obowiązek wprowadzenia kolejnego dokumentu, jakim jest regulamin wynagradzania. Określa on zasady wynagradzania osób zatrudnionych w bibliotece.

Regulamin wynagradzania jest dokumentem wewnątrzbibliotecznym. Oznacza to, że wprowadzany jest przez dyrektora instytucji. O konieczności jego wprowadzenia decyduje liczba zatrudnionych pracowników. Istotne jest, aby pamiętać, że chodzi o liczbę zatrudnionych osób, a nie o liczbę etatów.

Do liczby zatrudnionych osób wlicza się wyłącznie te osoby, które zatrudnione są na podstawie stosunku pracy. Jeżeli biblioteka zatrudnia kogokolwiek na podstawie umowy cywilnoprawnej to taka osoba nie jest brana pod uwagę w przypadku rozpatrywania regulaminu wynagradzania.

W wielu bibliotekach dyrektor nie będzie miał jednak obowiązku wprowadzania regulaminu wynagrodzenia. Taki pojawi się dopiero wtedy, gdy w książnicy zatrudnionych będzie co najmniej 50 pracowników (niekoniecznie bibliotekarzy) lub co najmniej 20 (ale mniej niż 50), gdy z wnioskiem o jego wprowadzenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

W mniejszych instytucjach, czyli de facto w większości bibliotek, dyrektor nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu wynagradzania. Brak regulaminu wynagradzania jest uznawany za naruszenie normy prawa pracy. Tym samym może powodować pewne, choć niekoniecznie prawne, problemy. Brak tego dokumentu nie jest bowiem uznawany za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Tym samym nie prowadzi do nałożenia grzywny.

Z poprzedniego ustępu wiemy, że w małych bibliotekach dyrektor nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu wynagradzania. Nie oznacza to jednak, że można ten dokument pominąć. Wręcz przeciwnie jego posiadania niesie ze sobą wiele korzyści. Dlatego pomimo braku obowiązku warto opracować taki dokument.

Przede wszystkim dobrze przygotowany regulamin wynagradzania wprowadza do organizacji porządek. Wszystkie kluczowe, ale także mniej ważne aspekty wynagrodzenia pracownika zawarte są w jednym dokumencie. To z kolei pozwala na pominięcie ich w sporządzanych umowach o pracę. Umowa nie może bowiem być mniej korzystna od regulaminu, a ten od przepisów wyższego rzędu.

Klarowne zapisy regulaminu wynagradzania pozwalają także uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych z dyskryminacją pracowników w zakresie ustalania wysokości wynagrodzenia. Oczywiście przełożony nadal będzie mógł, według własnego uznania, ustalać sposób zaszeregowania osiągnięć pracownika np. w przypadku ustalania wysokości premii, ale zasady jej udzielania i np. progi będą klarowne.

W wewnątrzbibliotecznym zbiorze dokumentów regulujących pracę, w którym znajduje się więcej aktów dokumentów należy dokładnie zapoznać się z ich hierarchią. W wielu przypadkach pozwoli to bowiem na szybsze rozwiązanie ewentualnych problemów, które mogą pojawić się w razie pewnych niejasności.

W przypadku obszaru związanego z wynagrodzeniami zarówno umowa o pracę, jak i regulamin wynagradzania określają podstawowe warunki pracy. Jeżeli oba te dokumenty są spójne, a zapisy jednego pokrywają się drugim to nie ma mowy o niejasnościach.

Problem może pojawić się, gdy w obu tych dokumentach znajdują się zapisy wzajemnie wykluczające swoją treść. Takie okoliczności sprawiają, że pracownik będzie chciał odwoływać się do dokumentu dla niego korzystniejszego. W takiej sytuacji regulamin wynagradzania ma pierwszeństwo przed umową o pracę. Dotyczy to jednak okoliczności, w których jego zapisy są korzystniejsze od regulacji zawartych w podpisanej umowie.

Regulamin wynagradzania jako dokument wewnątrzbiblioteczny wprowadzany jest zarządzeniem dyrektora. W przypadku małych bibliotek (kryterium liczby zatrudnionych) i braku organizacji związkowej zrzeszającej pracowników zadanie to jest stosunkowo proste.

Zakres regulaminu wynagradzania i jego treść leży w wyłącznej kompetencji dyrektora biblioteki. Tym samym organizator nie może ingerować w jego treść. Co więcej nie może narzucać żadnych postanowień. Takie postępowanie jest niezgodne z literą prawa.

Sprawa odrobinę komplikuje się, a sam proces wydłuża, gdy w bibliotece działa organizacja związkowa skupiająca pracowników. W takim przypadku regulamin wynagradzania nie może zostać wprowadzony bez uzgodnień z tą organizacją.

W przypadku, gdy dyrektor zdecyduje się samodzielnie opracować regulamin wynagradzania (taka możliwość również jest akceptowana) bezwzględnie musi przekazać jego treść wszystkim organizacjom związkowym działającym w instytucji. Związane jest to z koniecznością ustosunkowania się związkowców do zapisów regulaminu. Tym samym dobrze jest, aby przełożony określił termin na udzielenie odpowiedzi. Przy jego ustalaniu należy wziąć pod uwagę kalendarz i ewentualne dni wolne oraz obszerność dokumentu. Dobrą praktyką jest wyznaczenie minimum dwutygodniowego terminu na odpowiedź.

Samodzielne opracowanie regulaminu wynagradzania przez pracodawcę przeważnie pojawia się w sytuacji konfliktowej. Tym samym warto, aby dyrektor uzyskał od przedstawiciela organizacji związkowej potwierdzenie odbioru dokumentu do konsultacji. Warto, aby potwierdzenie miało formę pisemną i aby określało termin zwrotu uwag do pracodawcy.

Ustalenia regulaminu wynagradzania poczynione ze związkami zawodowymi nie zwalniają pracodawcy od konieczności przekazani informacji o zapisać regulaminu innym pracownikom. W wielu bibliotekach jest tak, że podczas podpisywania umowy o pracę pracodawca udostępnia regulamin wynagradzania (jeżeli taki istnieje). Po zapoznaniu się z nim pracownik podpisuje odpowiedni dokument potwierdzający ten fakt.

Regulamin wynagradzania nie jest dokumentem opracowywanym raz na zawsze. Można do niego wprowadzać zmiany. Wymagają one przejścia podobnej drogi, jak w przypadku ustalania regulaminu. Oznacza to, że wszystkie przedstawione powyżej kroki związane z akceptacją organizacji związkowych są wymagane nawet w przypadku najmniejszych zmian.

Ważne jest, że ponownej ocenie podlegają wyłącznie te obszary, które uległy zmianie. Tylko te części pracodawca musi dostarczyć do akceptacji i tylko te części musi ogłosić wszystkim pracownikom.

Obszerność i szczegółowość regulaminu wynagradzania jest sprawą wysoce indywidualną. Opracowując ten dokument warto jednak poświęcić więcej czasu, aby zawrzeć w nim możliwie najszerszy zakres możliwości. Tym samym przygotujemy dokument, który będzie mógł służyć przez lata.

Dobrze opracowany dokument będzie zawierał następujące części:

1. Postanowienia ogólne – w których określone są m.in. podstawa prawna, wyjaśnione są kluczowe pojęcia pojawiające się w regulaminie, a także określony jest pracodawca i osoby, których dotyczy regulamin.
2. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika – stosunkowo krótki ustęp, w którym przede wszystkim informuje się pracownika o stawce miesięcznego wynagrodzenia. Ważne, aby w tym punkcie podkreślić, że wynagrodzenie zasadnicze jest uzależnione od sytuacji finansowo-ekonomicznej biblioteki.
3. Dodatki do wynagrodzenia i inne świadczenia związane z pracą – w tej części należy rozwiać wątpliwości związane z przyznawaniem dodatkowych świadczeń związanych m.in. z długoletnią pracą, dodatkami funkcyjnymi, nagrodami jubileuszowymi, odprawami w przypadku przejścia na emeryturę itp.
4. Zasady wypłacania wynagrodzenie – przede wszystkim chodzi o termin i sposób wypłacania wynagrodzenia.
5. Postanowienia końcowe – część, w której zawarte jest wszystko to, co nie mieści się w zakresie pozostałych części.

Regulamin wynagradzania w bibliotece publicznej – najważniejsze zasady