Bibliotekarz dzisiejszych czasów to wszechstronny pracownik kultury. Po części organizator planujący i przygotowujący różnorodne wydarzenia. Po części animator umiejący sprawnie i bezpiecznie przeprowadzić zajęcia z dziećmi. Po części edukator dzielący się swoją wiedzą z młodzieżą, służący pomocą praktycznie w każdej sprawie. To także specjalista od finansów, pozyskujący zewnętrzne środki, rozpisujący projekty, koordynujący i rozliczający je. To w końcu pracownik instytucji kultury z bogatą ofertą zajęć, klubów dyskusyjnych, lektoratów językowych, kursów komputerowych, zajęć Uniwersytetu Trzeciego Wieku i dziecięcych akademii wiedzy, klubów malucha, wieczorów literackich i poetyckich, spotkań autorskich. Instytucji kultury współpracującej ze szkołami, muzeami, jednostkami samorządu terytorialnego, lokalnymi władzami. To tylko część kierowana do użytkowników, a jest jeszcze prowadzenie strony internetowej, portali społecznościowych, promocja w lokalnej prasie, informowanie o wydarzeniach, cała sprawozdawczość, planowanie i oczywiście szkolenia podnoszące kwalifikacje.

W ramach konta Google otrzymujemy w pakiecie kalendarz. Jest to aplikacja, która znacząco ułatwia zarządzanie czasem. Dzięki wielu funkcjonalnościom pozwala na sprawne organizowanie i zadań i skuteczne zarządzanie nimi.

Otwieranie aplikacji kalendarza odbywa się tak samo, jak otwieranie samego dysku. W momencie, gdy jesteśmy zalogowani do naszego konta Google wystarczy odnaleźć w oknie przeglądarki prostokąty (Rys. 1. Prostokąty), kliknąć tam lewym przyciskiem myszy i odnaleźć Kalendarz (Rys. 1. Kalendarz).

Po wykonaniu tego znajdziemy się w aplikacji kalendarza. W zależności od tego, jaki widok kalendarza mieliśmy ustawiony podczas ostatniej wizyty, taki obraz pojawi się przed naszymi oczami.

Dla łatwiejszego poruszania się po aplikacji oraz wprowadzenia jednolitego nazewnictwa w całym artykule na Rys. 2. przedstawione zostały podstawowe obszary okna kalendarza:

Pasek nawigacji – kolor zielony – pozwala nam na łatwe przemieszczanie się pomiędzy miesiącami lub latami (w widoku rocznym). Pomaga też jednym kliknięciem przenieść się do bieżącej daty (przycisk Dziś).

Pasek narzędzi – kolor żółty –pozwala łatwo odszukać wydarzenie, a także uzyskać pomoc. Tu zmieniamy także ustawienia naszego kalendarza.

Menu główne – kolor niebieski – tu widzimy kalendarz w ujęciu miesięcznym, możemy wyszukiwać osoby. Ważną opcją jest także możliwość dodawania własnych kalendarzy oraz uzupełniania kalendarza o wydarzenia zdefiniowane przez innych np. różne święta. W tym obszarze tworzymy także nowe wydarzenia.

Główne okno kalendarza – kolor czerwony – tu wyświetlają się wszystkie informacje, które wprowadzamy do kalendarza.

Poniżej przedstawione zostaną opcje, jakie pojawiają się w poszczególnych obszarach. Dzięki temu pokazane zostaną możliwości korzystania z tego narzędzia.

Pasek nawigacji w każdym momencie pozwoli nam odnaleźć się w naszym kalendarzu. Widzimy tam w jakim dniu miesiąca jesteśmy (Rys. 3. Kalendarz). Musimy jednak zwrócić szczególną uwagę, ponieważ nazwa miesiąca, która wyświetla się z prawej strony (Rys. 3. Miesiąc) nie zawsze jest taka sama, jak bieżący miesiąc. Odzwierciedla ona raczej informację o miesiącu, w którym wprowadzaliśmy ostatnią zmianę tzn. dodawaliśmy lub usuwaliśmy wydarzenie. Musimy także uważać, ponieważ to, co wyświetla się w miejscu miesiąca zależy od widoku, jaki wybierzemy dla naszego kalendarza (Rys. 3. Widok). Aby sprawnie przemieszczać się pomiędzy dniami, miesiącami czy latami możemy używać strzałek (Rys. 3. Strzałki nawigacyjne).

Omówienie funkcjonalności znajdujących się w obszarze tego paska będzie nieco bardziej skomplikowane. Wskazać bowiem trzeba poszczególne przyciski i dodatkowe opcje, jakie się pod nimi kryją.

Szukaj (Rys. 3. Szukaj). Jest to przycisk, który umożliwi nam wyszukanie dowolnego wydarzenia, które wpisaliśmy do kalendarza. Warto zatem przyjąć jakiś schemat podczas zapisu informacji w kalendarzu. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku aktywności o z góry określonych terminach końcowych np. terminy składania sprawozdań czy rozpisania projektów. Często pojawiają się one na długo przed ich wykonaniem i wtedy są wpisywane w kalendarz.

Klikając w lupkę (Rys. 3. Szukaj) pojawi się nam okno do wpisania szukanej frazy. Wyszukiwanie odbywa się nawet po pojedynczych znakach (tak jak w przypadku wyszukiwarki internetowej). Dlatego przy dużej liczbie wydarzeń kluczowe jest precyzyjne nazewnictwo. Gdy wyświetli się nam lista wyszukanych wyników wystarczy kliknąć w interesujące nas wydarzenie i otworzy się okno z pełnym jego opisem.

Pomoc (Rys. 3. Pomoc). Zgodnie ze swoją nazwą przycisk ten umożliwia uzyskanie wsparcia w rozwiązaniu problemu z obsługą kalendarza.

Menu ustawienia (Rys. 3. Ustawienia). Najbardziej rozbudowany przycisk na pasku narzędzi. Po kliknięciu w niego lewym przyciskiem myszy otrzymujemy dostęp do 5 obszarów: ustawienia, kosz, gęstość i kolor, drukuj, pobierz dodatki, a w ich obrębie do kolejnych możliwości.

W obszarze ustawień twórcy aplikacji dają nam możliwość dokonania zmian w kilku kategoriach (Rys. 4. Ustawienia ogólne opcje). Pierwsze dotyczą języka i regionu. Domyślnie ustawiony jest język polski, ale możemy go zmienić na inny. To, co prawdopodobnie najczęściej będzie zmieniane w tym obszarze to format daty oraz format godziny. Wystarczy najechać na odpowiednie okno, kliknąć lewym przyciskiem myszy i potwierdzić swój wybór ponownie klikając lewym przyciskiem myszy.

Kolejny obszar dotyczy strefy czasowej i zegara światowego. Tu raczej nie dokonujemy zmian. Chyba, że współpracujemy z jakimiś zagranicznymi placówkami i w ramach projektu będziemy chcieli wykorzystać kalendarz gogle do wspólnego zarządzania czasem.

W obszarze ustawień wydarzeń możemy także określić uprawnienia gości. Ma to szczególne znaczenie przy zarządzaniu pracą w bibliotece. Możemy bowiem zezwolić zaproszonym osobom na zapraszanie innych (co może być dobrym rozwiązaniem, zwłaszcza, gdy dyrektor zleci wykonanie tego zadania innemu pracownikowi), wyświetlanie listy gości oraz modyfikowanie wydarzenia. Raczej powinno się unikać zezwalania gościom na wprowadzanie zmian w wydarzeniach. Często bowiem nieświadomie można usunąć, jakiś ważny punkt w dyskusji. Dzieje się tak zwłaszcza na etapie nauki nowego narzędzia, kiedy jeszcze nie wszystko jest jasne, a narzędzie kryje wiele tajemnic.

Kolejnym z ważnych obszarów, który umożliwi dostosowanie kalendarza do naszych potrzeb jest obszar Opcji widoku. Możemy tam ustawić widoczność różnych obszarów naszego kalendarza. Możemy określić, czy chcemy widzieć weekendy (opcja niepotrzebna w przypadku placówek pracujących od poniedziałku do piątku), widzieć wydarzenia, które odrzuciliśmy (nie chcemy w nich brać udziału), widzieć numery tygodni (nie zaburza to obrazu całego kalendarza, więc można pozostawić tę opcję zaznaczoną), zmniejszyć jasność przeszłych zdarzeń (będą one wyróżniały się na tle wydarzeń, które jeszcze się nie odbyły).

W opcjach widoku możemy także określić, jaki dzień będzie w naszym kalendarzy wyświetlany jako pierwszy. W pracy bibliotecznej najlepszym rozwiązaniem wydaje się być to, w którym poniedziałek będzie widniał na początku.

W obszarze ustawień możemy także dodawać do swojego kalendarza, kalendarze innych osób (Rys. 4. Dodawanie kalendarza). Aby to zrobić musimy uzyskać pozwolenie od autora na korzystanie z jego zapisów. Możemy to zrobić za pomocą przycisku Zasubskrybuj kalendarz. Klikając w niego lewym przyciskiem myszy otworzy się okno, w którym pojawi się pole z możliwością dodania osoby, od której chcemy uzyskać dostęp do kalendarza. Gdy nie będziemy posiadali dostępu wyświetli się komunikat, w którym zostaniemy poinformowani o braku dostępu i możliwości wysłania prośby o udostępnienie.

Ciekawą możliwością jest dodawanie nowego kalendarza. Pozwala ona na utworzenie oddzielnego kalendarza dla różnych działań. Jest to o tyle interesujące, iż tak stworzony kalendarza możemy podpinać o odłączać od widoku całego kalendarza. W związku z tym możemy np. stworzyć kalendarz z planowanymi terminami urlopów. Na co dzień nie będzie się on wyświetlał. Gdy będzie taka konieczność podłączymy go i zobaczymy, kiedy i kto planuje wypoczynek. Dzięki tej opcji łatwo możemy zwiększyć czytelność naszego kalendarza.

W obszarze dodawania nowego kalendarza mamy możliwość nadania mu indywidualnej nazwy (warto by w zespole nie powtarzały się takie same nazwy), krótkiego opisu zawartości danego kalendarza, strefy czasowej, w której będzie on funkcjonował. Domyślnie osoba tworząca jest właścicielem kalendarza.

Najbardziej użyteczną z praktycznego punktu widzenia opcją jest możliwość wydrukowania kalendarza. Jest ona dostępna dla wszystkich,poza rocznym, widoków. Dzięki tej opcji bez problemu możemy przygotować się do każdego zebrania. Praktycznie 3 kliknięcia pozwolą nam mieć papierową wersję kalendarza.

Ostatnim przyciskiem na pasku narzędzi jest przycisk widoku kalendarza (Rys. 3. Widok). Pozwala on na zmianę wyglądu głównego okna kalendarza, a więc miejsca, gdzie wyświetlają się informacje o wydarzeniach. Możemy wybrać spośród następujących możliwości widoku:

Dzień – widzimy wydarzenia z jednego dnia. W tym widoku pojawia się kreska przez całą szerokość okna. Informuje ona nas o aktualnej godzinie.

Tydzień – widok 7 dni liczony od dnia, który ustawiliśmy jako pierwszy (sobota, niedziela lub poniedziałek).

Miesiąc – tabelka z całym miesiącem. W tym widoku każdego dnia widzimy maksymalnie 3 wydarzenia. W sytuacji, gdy jest ich więcej pojawia się podpis jeszcze 2 (w zależności od ilości). Nie musimy się denerwować, gdy którejś z naszych aktywności nie widać w kalendarzu. Mogła po prostu nie zmieścić się na liście.

Rok – pozwala w łatwy sposób odszukać dowolnej daty. W tym widoku nie widzimy wydarzeń, które są przypisane do konkretnego dnia. Dopiero, gdy najedziemy na dzień i klikniemy lewym przyciskiem wyświetlą się zadania przypisane do dnia.

Harmonogram – dzięki temu widokowi możemy zobaczyć listę wszystkich zadań.

7 dni – widok podobny do tygodniowego. Różnica polega na tym, że początkowym dniem w tym widoku jest aktualny dzień.

Skrajne dwa miejsca na pasku narzędzi zarezerwowane są dla dostępu do innych aplikacji (Rys. 1. Prostokąty) oraz dostępu do własnego konta Google.

Dodawanie wydarzenia do kalendarza można wykonać na dwa sposoby. Pierwszy polega na kliknięciu lewym przyciskiem myszy w kolorowy symbol plusa z podpisem Utwórzznajdujący się w lewym górnym rogu (Rys. 5. Nowe wydarzenie). Pojawi się wtedy okno nowego wydarzenia (Rys. 5. Okno wydarzenia), a w kalendarzu pojawi się zaznaczenie wydarzenia (Rys. 5. Zaznaczenie w kalendarzu).

Drugi sposób dodania nowego wydarzenia polega na kliknięciu w dowolnym miejscu widoku kalendarza lewym przyciskiem myszy. Wtedy również pojawi się okno nowego wydarzenia.

Bez względu na to, który sposób dodawania wydarzenia wybierzemy dotrzemy do miejsca, w którym będziemy musieli zdefiniować nasz wpis. Warto na samym początki kliknąć lewym przyciskiem myszy w pole Więcej opcji (Rys. 5. Dodatkowe opcji), aby uzyskać pełen zakres możliwości opisu wydarzenia. Gdy to zrobimy, otworzy się nam okno widoczne na Rys. 6.

Poniżej dodawania tytułu pojawia się obszar określania daty wydarzenia oraz jego powtarzalności (Rys. 6. Termin wydarzenia). Ustalamy tam datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia. Wprowadzony w tym polu zakres zostanie zaznaczony w kalendarzu.

Ciekawą opcją jest możliwość ustawienia powtarzania się wydarzenia. Domyślnie wybrana jest opcja Nie powtarza się. Pozwala ona tworzyć pojedyncze wydarzenia. Klikając w to pole lewym przyciskiem myszy uzyskamy dostęp do wielu opcji powtarzania. I tak możemy powtórzyć wydarzenie, co roku (dla stałych wydarzeń np. Dzień Bibliotekarza), co miesiąc (cyklicznych wydarzeń np. opłata rachunków), co tydzień (np. zebrania pracowników), codziennie, tylko w dni powszednie lub niestandardowych okresach czasu. W przypadku wyboru ostatniej opcji otworzy się kolejne okno, w którym możemy określić liczbę dni (tygodni, miesięcy, lat), co którą będzie powtarzało się wydarzenie, powtarzanie w określone dni tygodnia, a także ustalić, kiedy wydarzenie będzie się kończyło wybierając konkretną datę lub liczbę powtórzeń.

Kolejnym obszarem pojawiającym się oknie dodawania nowego wydarzenia jest część poświęcona szczegółom (Rys. 6. Szczegóły wydarzenia). Możemy tam dodać rozmowę z wykorzystaniem aplikacji Google Meet (wymagana jest znajomość tej aplikacji), lokalizację wydarzenia (większość będzie odbywała się w bibliotece, więc nie musimy nic tam zmieniać).

Planując wydarzenia z tradycyjnym kalendarzem zdarza się, że o nich zapominamy. Natłok innych spraw i brak ciągłego sprawdzania powoduje, że coś nam umyka. Do każdego wydarzenia dodawanego w kalendarzu Google możemy przypisać przypomnienie (nawet więcej niż jedno). Możemy w ten sposób otrzymać wiadomość e-mail np. 1 dzień przed wydarzeniem i powtórzyć ją np. 1 godzinę przed rozpoczęciem. Mając praktycznie stały dostęp do Internetu i poczty elektronicznej w telefonie z pewnością nie zapomnimy o wydarzeniu. Dodając kolejne powiadomienia możemy jednocześnie otrzymać informację o wydarzeniu wyświetlaną na pulpicie.

Kolejne pole pozwala określić, do którego kalendarza zostanie przypisane tworzone wydarzenie. W łatwy sposób, z listy rozwijanej, możemy wybrać odpowiedni kalendarz. Po wyborze pojawi się obok ustalony wcześniej kolor danego kalendarza. W tym momencie możemy go zmienić, na dowolny inny. Ustalenie koloru ma znaczenie w przypadku dużej liczny wydarzeń. Nie zawsze mamy czas na czytanie tytułów wszystkich wydarzeń. Konsekwentne stosowanie jednejbarwy do jednego rodzaju zadań pozwoli na szybką ich lokalizację w kalendarzu.

Najciekawszą i najbardziej użyteczną opcją w przypadku definiowania wydarzenia jest możliwość jego opisu. Na dole okna znajduje się specjalne pole z edytorem tekstu. Możemy tam wpisać dowolny tekst i dokonać jego edycji poprzez pogrubienie, podkreślenie, pochylenie tekstu, dodatnie list numerowanych i punktowych oraz wstawianie linków. Opcje te pozwalają na umieszczenie podstawowych informacji o wydarzeniu, jego planu czy analizowanych tematów. Istnieje także możliwość dodania załączników. Daje szansę zapoznania się np. z materiałem graficznym lub prezentacją.

Ostatnim obszarem w oknie dodawania nowego wydarzenia jest możliwość dołączenia gości, osób uczestniczących w wydarzeniu (Rys. 6. Goście i uprawnienia). W oknie wpisujemy osoby, które naszym zdaniem powinny otrzymać informację o wydarzeniu. Możemy także określić uprawnienie tych gości. Jednym kliknięciem możemy sprawić, że będą oni mogli modyfikować wydarzenie, zapraszać innych lub widzieć listę gości.

Po dokonaniu wszystkich zmian musimy zapisać utworzone wydarzenie. Robimy to z wykorzystaniem przycisku Zapisz znajdującego się w górnej części okna (obok obszaru dodawania tytułu). W tym momencie automatycznie zostaniemy przeniesieni do widoku kalendarza, w którym pojawi się utworzone przez nas wydarzenie.

W artykule przedstawione zostały wybrane obszary aplikacji kalendarza, który dostępny jest w ramach konta Google. Przy wyborze autor kierował się przede wszystkim użytecznością opisanych opcji. Te, które zostały pominięte nie mają kluczowego wpływu na funkcjonowanie samego kalendarza i pracę z jego wykorzystaniem.

Artykuł pozwoli postawić pierwsze kroki w kalendarzu. Dalsza systematyczna praca pozwoli rozwinąć skrzydła i sprawnie się po nim poruszać. Warto także pamiętać, że jest to narzędzie „żywe”. Cały czas jest rozwijane i udoskonalane. Coraz to nowsze opcje ułatwiają prace i sprawiają, że jest ona bardziej intuicyjna.