W budżecie partycypacyjnym miasta Łodzi w roku 2017/2018 odnotowano 40 zwycięskich projektów związanych z czytelnictwem. Za blisko 400 tysięcy złotych łódzkie biblioteki kupiły około 20 tysięcy książek i audiobooków.

Przebieg realizacji budżetu partycypacyjnego może być różny w różnych gminach, w zależności od tego, jak określi to samorząd. Gminy mogą różnie zorganizować składanie wniosków, dyskusje mieszkańców, głosowanie, sposób podania do publicznej wiadomości a cały proces może przebiegać albo na obszarze całej gminy, albo na terenie mniejszych wspólnot – dzielnic czy osiedli. Podjęta przez samorząd decyzja o wprowadzeniu budżetu partycypacyjnego jest nagłośniona przez lokalne media, przez Internet, podczas spotkań z mieszkańcami, przez ulotki, punkt informacyjny w obiekcie urzędu gminy i inne formy komunikacji. Wraz z decyzją do wiadomości mieszkańców podane są najważniejsze informacje: termin uruchomienia procedury, kwota przeznaczona na projekty, dane kontaktowe do koordynatora procesu w urzędzie.

Warto skorzystać z materiałów informacyjnych przygotowanych przez samorząd. Przede wszystkim sprawdź:

• jaki obszar gminy zostanie objęty budżetem partycypacyjnym i czy będzie on uwzględniał podział gminy na mniejsze części: dzielnice, osiedla itd.,
• jakie są kryteria dopuszczalności projektów (w tym obowiązkowa liczba głosów poparcia) oraz kwot do rozdysponowania w ramach procedury budżetu partycypacyjnego,
• jakie są formalności związane ze składaniem wniosków,
• jaki jest harmonogram: termin składania wniosków, weryfikacji, głosowania, ogłoszenia wyników.

Aby dobrze przygotować wniosek o środki z budżetu partycypacyjnego, warto skorzystać z dyżurów konsultacyjnych, spotkań dyskusyjnych i innych akcji promocyjnych dotyczących tego budżetu, a w przypadku wytycznych szczegółowych rozmawiać z urzędnikami konkretnych wydziałów w urzędzie gminy/dzielnicy. Na czas opracowywania i zgłaszania projektów władze lokalne wyznaczają na ogół stałe terminy dyżurów urzędników, w tym także w godzinach popołudniowych. Listę tych terminów oraz numery telefonów i adresy e-mail do odpowiednich osób w urzędzie są zazwyczaj opublikowane na stronie internetowej urzędu gminy. W wielu gminach prowadzone są różne akcje wspierające projektodawców przy tworzeniu projektów, konsultacje, wyjaśnianie wątpliwości, pomoc w pisaniu projektów itp. Nad wszystkim czuwa zespół ds. budżetu partycypacyjnego, który również udziela wszystkich informacji.

Do regulaminu procesu budżetu partycypacyjnego ogłoszonego przez władze samorządowe powinien być dołączony wzór formularza zgłoszeniowego projektu wraz ze wzorami wszystkich niezbędnych dodatkowych dokumentów, a także instrukcja wypełnienia wniosku.

Jeżeli nie ma gotowego wzoru formularza, przedstawienie projektu powinno zawierać :

• dane projektodawcy (imię i nazwisko, adres, PESEL) – umożliwiają jego identyfikację i sprawdzenie, czy przysługuje mu prawo składania projektu,
• kontakt do projektodawcy (e-mail, telefon),
• zaklasyfikowanie projektu – do kategorii kultura,
• zaznaczenie potencjalnych odbiorców projektu (np. seniorzy, wszyscy mieszkańcy dzielnicy, dzieci młodsze itp.),
• nazwa/tytuł projektu (np. „Nowoczesny senior” – projekt stworzenia dla seniorów bazy, gdzie będą mogli uczyć się obsługi komputera i korzystania z Internetu, albo „Czytelnia przyjazna maluchom” – projekt odrębnego pomieszczenia dla najmłodszych czytelników wyposażonego w specjalne meble, książki, pisma, gry itp.),
• skrócony opis propozycji (np. maksymalnie 50 słów),
• charakter projektu (np. ogólnomiejski czy lokalny, mały czy duży) i zakres tematyczny (np. rozszerzenie oferty czytelniczej biblioteki publicznej dzielnicy),
• lokalizacja projektu (np. dzielnica, osiedle),
• uzasadnienie realizacji projektu (np. zapotrzebowanie społeczne klubu seniora albo poprawa warunków lokalowych dla realizacji zadań),
• pełny opis projektu,
• zasady korzystania z efektu realizacji projektu przez mieszkańców (sposób realizacji kryterium ogólnodostępności, czyli kto, w jakie dni, na jakich warunkach, pod czyją opieką itp.),
• wstępny kosztorys projektu wraz z wyszczególnieniem jego składowych, np. uzupełnienie księgozbioru, zakup sprzętu, wynagrodzenie instruktora itp.

Kwota zgłoszonego przez Ciebie na budżet projektu nie może przekraczać kwoty przeznaczonej w danym obszarze czy dzielnicy. Zespół ds. budżetu partycypacyjnego może też określić maksymalną kwotę przysługującą na realizację jednego projektu. Warto sprawdzić wcześniej koszty poszczególnych przedsięwzięć, formy płatności, rodzaje umów na wykonawstwo konkretnego zadania itp. Projekt powinien też zawierać szacunkową wysokość kosztów eksploatacji danego projektu w kolejnych latach (np. bieżące remonty, konserwacja).

Do wniosku należy dołączyć listę osób popierających projekt. Minimalna liczba głosów jest określona w regulaminie budżetu partycypacyjnego i może być różna w różnych miastach czy gminach.

W Warszawie na liście poparcia projektu trzeba zebrać 30 podpisów obywatelskich, ale co najmniej 15 osób musi być mieszkańcami danego obszaru (w przypadku zgłoszenia projektu o charakterze lokalnym) lub danej dzielnicy (w przypadku zgłoszenia projektu o charakterze ogólnodzielnicowym). W Łodzi do projektu musi być dołączonych co najmniej 15 podpisów obywateli.

Wnioski składa się albo w wersji papierowej – przeważnie w urzędzie gminy, ale często też w innych specjalnie wyznaczonych do tego miejscach (np.

domu kultury czy siedzibie rady dzielnicy) albo też w postaci elektronicznej.

Złożone w terminie i spełniające wymogi projekty ocenia zespół ds. budżetu partycypacyjnego. Wyniki weryfikacji podawane są na stronie internetowej urzędu. Autorzy projektu mogą się odwołać od wyniku, składając wniosek do burmistrza/wójta. Jeżeli projekt przejdzie wstępną weryfikację, trafia na listę do głosowania. Teraz podstawowym zadaniem jest zdobycie jak największej liczby głosów poparcia. Zasady budżetu partycypacyjnego opisane są w regulaminie zawartym w zarządzeniu burmistrza/prezydenta/wójta. Tam też jest określona wymagana minimalna liczba głosów popierających. Może być podana procentowo.

W Warszawie do realizacji trafiają te projekty, które w głosowaniu uzyskały co najmniej 10 procent ważnych głosów oddanych na danym obszarze.

Bibliotekarz powinien prowadzić akcję promującą swój projekt nie tylko wśród tych czytelników, których projekt dotyczy, np. dzieci czy seniorów, ale wśród wszystkich czytelników, ich rodzin, wśród znajomych, przez Internet, podczas zajęć prowadzonych z młodzieżą czy z seniorami.

Warto wykorzystywać wszelkie spotkania odbywające się wśród lokalnej społeczności itp.

Jeżeli projekt zdobędzie wystarczającą liczbę głosów, otrzymuje pieniądze na realizację.

Przystąp do realizacji, a gdy ją zakończysz, pochwal się efektami w Internecie i lokalnych mediach.