Wgranie dowolnego zdjęcia możliwe jest w każdej chwili. Wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszy na znajdującą się poniżej ikonę aparatu (rys 4. Dodawanie zdjęcia). Później poprzez zwykłe przesunięcie i upuszczenie zdjęcia dodamy do profilu własny obraz.

Na jednym komputerze jednocześnie może pracować na dysku Google tylko jedna osoba. Istnieje jednak możliwość, aby więcej osób było zalogowanych w tym samym czasie. Można je dodać poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w obszar Dodaj kolejne konto(rys. 4. Inne konto). Gdy tego dokonamy pojawi się standardowy obszar logowania z loginem i hasłem do wpisania. Daje to możliwość swobodnego przełączania się między kontem prywatnym, a bibliotecznym.

Aby otworzyć dysk Google musimy kliknąć w kwadraciki znajdujące się obok informacji o naszym koncie (rys. 5. Otwieranie dysku). Rozwinie się nam wtedy okno z aplikacjami, jakie dostarcza nam firma Google. Każda z nich ma indywidualną ikonę (dysk to trójkąt) i dodatkowo jest podpisana (rys. 5. Ikona dysku Google). Gdy klikniemy w nią lewym przyciskiem myszy automatycznie przeniesiemy się do naszego dysku.

W praktyce dysk Google ma stanowić alternatywę dla pakietu biurowego oferowanego przez Microsoft – pakiet Office. Rzeczywiście stanowi on dobry substytut. Składające się na niego narzędzia posiadają zdecydowanie mniej opcji od płatnego pakietu Office. Są jednak wystarczające do tworzenia profesjonalnie wyglądających dokumentów.

Tworzenie dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, a także folderów czy formularzy jest bardzo proste. Wystarczy odnaleźć z lewej strony przycisk Nowy (rys. 6. Tworzenie nowego dokumentu). Następnie wybieramy to, co chcemy stworzyć (rys. 6. Co mogę utworzyć?). Możemy także skorzystać z dodatkowych aplikacji wybierając przycisk Podłącz więcej aplikacji (rys. 6. Inne aplikacje). Poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy zatwierdzamy swój wybór. Otworzy się wtedy okno odpowiednie dla konkretnego rodzaju dokumentu i możemy przejść do pracy. Podstawowe obszary prezentowane w tym artykule oparte są o dokument tekstowy. W każdym jednak z głównych narzędzi wyglądają one podobnie. Różnią się tylko kolorystyką i ewentualnie specjalistycznymi opcjami dedykowanymi poszczególnym aplikacją.

Każdy nowy dokument otwiera się w nowej karcie. Dzięki temu żadna z otwartych kart nie zniknie i nie zostanie zastąpiona nowym dokumentem. Jednocześnie pozwala pracować w tym samym czasie na kilku dokumentach.

Dla zachowania porządku na dysku i łatwego odszukania dowolnego pliku warto na samym początku pracy nadać dokumentowi nazwę. Klikając lewym przyciskiem myszy w widoczny u góry napis Dokument bez nazwy będziemy mieli możliwość wprowadzenia dowolnego zestawy liter i znaków. W ten sam sposób w dowolnym momencie pracy możemy zmienić nazwę naszego pliku.

Pracując z dokumentami na dysku Google możemy także zapomnieć o ciągłym zapisywaniu pliku. W trybie ciągłym zapisywane jest wszystko, co tworzymy. Po zakończeniu wpisywania zdania (kilkusekundowej przerwie) zostaniemy poinformowani, że zmiany zostały zapisane na dysku. To, co stanowi jedną z największych zalet dokumentów tworzonych na dysku Google jest możliwość ich udostępniania innym użytkownikom. Można to zrobić bezpośrednio z poziomu pliku. Wystarczy odnaleźć, w prawym górnym rogu, przycisk udostępniania. Klikając w niego lewym przyciskiem myszy otworzy się nam okno udostępniania.

Praca z każdym rodzajem pliku rozpoczyna się od działania indywidualnego. W każdej chwili możemy jednak udostępnić edytowany plik czy folder. Możemy tego dokonać na dwa sposoby. Przed udostępnieniem musimy jednak nadać plikowi nazwę. Gdy nasz dokument nie ma nazwy po kliknięciu przycisku udostępniania pojawi się okno z nadawaniem nazwy.

Pierwszy sposób udostępniania polega na wpisaniu adresu email osoby, której chcemy udostępnić plik (rys. 7. Adres email). Może to być dowolny adres. Osoby posiadające konto Google będą miały możliwość otworzenia udostępnionego pliku bezpośrednio z poziomu własnego dysku. Osoby, które nie posiadają konta Google otrzymają w wiadomości email link do dokumentu i będą mogły go tylko wyświetlić. Nie będą miały możliwości edytowania.

Drugi sposób udostępniania polega na pobraniu adresu pliku (rys. 7. Kopiuj link). Pojawi się informacja, że link został skopiowany. Wtedy możemy wstawić go do wiadomości email, wysłać SMS-em (gdy korzystamy z telefonu) lub przesłać przy pomocy dowolnego portalu społecznościowy.

Zanim jednak udostępnimy plik komukolwiek powinniśmy określić uprawnienia osób z niego korzystających. Aby to zrobić klikamy lewym przyciskiem myszy w pole dostęp ograniczony, a następnie wybieramy interesującą nas opcję (rys. 8. Możliwości dostępu). Dostęp ograniczony umożliwia otwarcie pliku, do którego prowadzi wysłany link tylko przez osoby, które zostały do niego dodane. Wybranie opcji: Każda osoba mająca link umożliwia nam dokonanie wyboru, co będzie mogła zrobić osoba, która będzie miała dostęp do linku (rys. 8. Co można zrobić?). I tak możemy określić, czy osoba będzie:

W ramach pracy na dysku Google oprócz samych plików możemy także udostępniać całe foldery. Dokonujemy tego w taki sam sposób, jak dowolny dokument. Różnica polega na zakresie wprowadzanych zmian. Osoba posiadając dostęp do folderu może zostać tylko przeglądającym lub edytorem. Pierwsze uprawnienie pozwala na otwieranie znajdujących się w folderze plików oraz wyświetlanie folderu. Z kolei edytor ma możliwość otwierania i edytowania plików. Może także możliwość przenoszenia plików ich usuwania oraz dodawania nowych w obrębie danego folderu.

W momencie, gdy tworzymy nowy dokument w folderze, do którego ma dostęp więcej osób pojawia się okno z informacją, iż tworzony plik posiada takie same ustawienia udostępniania, jak cały folder. Oznacza to, że nie musimy już dodatkowo zmieniać ich bezpośrednio po utworzeniu dokumentu. W każdym momencie możemy zmienić ustawienia dostępu do pliku. Znajdującego się w folderze. Ma to znaczenie, gdy chcemy ograniczyć dostęp do któregokolwiek pliku.

W ramach usługi dysku Google otrzymujemy 15 GB darmowej przestrzeni. Jest to stosunkowo dużo miejsca. Zwłaszcza, gdy nie będziemy przetrzymywać na nim żadnych plików multimedialnych (zdjęć, filmów). W takim przypadku dysk będzie bardzo dobrym rozwiązaniem do zarządzania wieloma aspektami pracy biblioteki.

Planując szerszy zakres działań prowadzonych na dysku możemy dokupić dodatkowe miejsce. W ten sposób możemy powiększyć swoje miejsce nawet do 30 TB, w przypadku konta firmowego. Zawsze można także założyć dodatkowe konto Google. W ten sposób możemy wydzielić osobne dyski na różne obszary działalności (np. projekty zewnętrzne, zajęcia dla dzieci czy sprawozdawczość).

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest to, w którym osoba, z którą współpracujemy również posiada konto Google. Mamy wtedy pełen pakiet możliwości związanych z udostępnianiem i wspólną edycją dokumentów. Brak konta Google daje również możliwość pracy w jednym zespole. Jest jednak ona utrudniona poprzez brak możliwości edytowania i wprowadzania zmian w plikach. Chyba że udostępniamy plik z uprawnieniami edytora.