Planowanie roku budżetowego może różnić się w zależności o zasad, jakie wypracowane są przez lokalne władze samorządowe. Przeważnie jednak w okolicach września rozgrywają się główne debaty dotyczące wysokości dotacji dla poszczególnych jednostek.

Wrzesień jest konkretnym miesiącem, w którym powinniśmy mieć już zaplanowane koszty związane z funkcjonowaniem biblioteki na kolejny rok. Za ich ustalanie powinniśmy więc zabrać się w okolicach sierpnia. Ten czas powinien wystarczyć, aby założyć pewne koszty i ewentualnie skonsultować je z zespołem lub księgowym. Warto w tym miejscu udać się np. do skarbnika miasta i dopytać, jakie są prognozy na kolejny rok. Czy jest możliwe i na ile realne jest uzyskanie wyższego dofinansowania.

Stosując rozwiązanie zaproponowane w poprzednim akapicie możemy też doskonale ocenić, jakiego rzędu wielkość wiąże się z organizacją np. dyskusyjnych klubów książki. Wiemy, że w bibliotece działają 3 takie kluby i mają one spotkania raz w miesiącu z wyłączeniem miesięcy wakacyjnych. Łącznie będziemy mieć 30 spotkań. Szacując koszt organizacji jednego spotkania na 40 zł otrzymamy kwotę 1200 zł. I taką kwotę zapiszemy w projekcie bibliotecznego budżetu przy pozycji dyskusyjne kluby książki.

Planując budżet należy w pierwszej kolejności określić koszty stałe związane z funkcjonowaniem biblioteki. Zaliczają się do nich m.in. wynagrodzenia czy opłaty za media. W momencie planowania budżetu warto także zrewidować nasze stałe zakupy np. prenumeraty czasopism. To doskonała okazja do sprawdzenia poziomu wypożyczeni czasopism i ewentualnej rezygnacji bądź wykupienia prenumeraty czasopisma.

W budżecie w pozycji z pogranicza wydatków stałych i zmiennych warto ująć wkład własny w różnych konkursach grantowych. Sztandarowym przykładem, który rokrocznie pojawia się w zestawieniach kosztów bibliotek jest udział w projekcie związanym z zakupem nowości wydawniczych. Choć do momentu ogłoszenia konkursu nie jesteśmy w stanie określić kryteriów wkładu własnego to jednak dobrą praktyką jest planowanie go na podstawie danych z aktualnego roku.

Po stronie kosztów zmiennych należy przede wszystkim wymienić koszty związane z przygotowaniem i realizacją różnych działań. Wspomniane wyżej DKK będą zaliczone do kosztów zmiennych. Dotyczy to każdej stałej działalności. Związane jest to z faktem, iż w przypadku jakiegokolwiek problemu finansowego te działania będą ograniczane jako jedne z pierwszych. Poza tym w bardzo prosty sposób możemy manipulować ich liczbą i kosztami związanymi np. z zakupem niezbędnych materiałów.

Dyskusja nad budżetem, zwłaszcza ta podejmowana z władzami lokalnymi nie należy do najłatwiejszych. Przede wszystkim związane jest to z faktem, iż jest zdecydowanie więcej instytucji chętnych do powiększania swojego budżetu, a środki możliwe do wykorzystania są przeważnie zbyt niskie.

Priorytetem dla każdego dyrektora udającego się na spotkanie w sprawie budżetu jest doskonałe przygotowanie. Przede wszystkim musimy skupić się na rzeczowej i popartej dowodami argumentacji wyszczególnienia każdej pozycji. O ile w temacie kosztów stałych przeważnie nie będzie toczyła się jakaś zażarta debata, o tyle przy kosztach zmiennych może być inaczej.

Skuteczna argumentacja pojawiających się pozycji budżetowych może być kluczem do sukcesu w przeforsowaniu dokumentu. Pojawia się jednak pytanie, gdzie szukać tego potwierdzenia, do jakich źródeł sięgnąć, by przekonać włodarzy gminy do zwiększenia wsparcia?

Pierwszym i oczywistym źródłem potwierdzenia zasadności pojawienia się konkretnej pozycji budżetowej będzie statystyka działań biblioteki. Warto w tym miejscu dokładnie pokazać, gdzie inwestowane są pieniądze i ile osób na tym korzysta. Sięgnijmy więc do dziennika bibliotecznego, pokażmy zdjęcia i opisy działań. W tej części warto także wspomnieć o regularnym publikowaniu relacji z działalności nie tylko w social mediach czy na bibliotecznej stronie internetowej, ale także w lokalnej prasie. Najlepiej robić to w tych kanałach, które mają szansę dotrzeć do przedstawicieli lokalnych władz.

Drugim ważnym dokumentem jest plan działania na kolejny rok. Oczywiście jest to dokument w pełni stworzony przez nas i zawiera te działania, które chcemy zrealizować. Może to być słaby argument w dyskusji. Jeżeli jednak pokażemy, że plan działania znajduje swoje odzwierciedlenie w konsekwentnie realizowanej strategii rozwoju biblioteki to nasze szanse rosną.

Przygotowanie budżetu jest jednym z najważniejszych zadań dyrektora biblioteki. Nie oznacza to, że przy jego realizacji musi on pracować w pojedynkę. Doskonałym pomysłem będzie zaproszenie do pracy nad tym dokumentem całego zespołu, a w przypadku większych książnic chociaż kierowników poszczególnych filii.

Zespołowa praca nad budżetem będzie, co prawda wiązała się z wydłużeniem procesu jego opracowania. Dokument przygotowany wspólnie z pracownikami będzie jednak zdecydowanie bardziej szczegółowy. Bibliotekarze mają bowiem większą orientacje od dyrektora w obszarze prowadzenia pojedynczych działań. Do przygotowanie każdej lekcji bibliotecznej niezbędne będą konkretne materiały. Dyrektor nie musi wiedzieć, co konkretnie będzie potrzebne, bibliotekarz taką wiedzę będzie posiadał. Działając wspólnie określą więc precyzyjnie koszt przygotowania jednych zajęć.

Ponadto do opracowania budżetu konieczna będzie współpraca z księgowym. W wielu przypadkach specjalistyczna wiedza księgowego będzie niezbędna do wychwycenia niuansów, które mogą być kluczowe dla końcowej decyzji.

Ze względu na konieczność zwrócenia uwagi na wiele czynników proces tworzenia budżetu może być skracany. Występuje bowiem pokusa, aby z roku na rok kopiować budżet i ewentualnie zmieniać wielkość poszczególnych pozycji.

Takie rozwiązanie z pewnością nie jest najlepsze. Pokazuje bowiem, że nie przykładamy należytej uwagi do budżetu, który jest dla nas jedynie powtarzającym się działaniem. Kopiowanie budżetu pokazuje też, że w bibliotece nie stawiamy na rozwój. Raczej zamykamy się w bezpiecznej bańce powtarzających się zadań.

Musimy pamiętać, że często projekt budżetu będzie oceniany przez kilka lat przez dokładnie te same osoby, które będą miały wgląd do dokumentów z poprzednich lat. Zaskoczmy ich czymś nieszablonowym (ale nie za bardzo ekstrawaganckim). To, że się wyróżnimy może być przyczyną sukcesu.

Tworzenie budżetu, jak każda inna czynność jest możliwe do nauczenia się. Chęć nauczenia opracowania takiego dokumentu powinna wyjść od dyrektora, który będzie starał się przekonać do edukacji w tym obszarze swoich podwładnych. Najprostszym rozwiązaniem byłoby przygotowanie szablonu budżetu i rozdanie go zainteresowanym bibliotekarzom.

Równie dobrym pomysłem będzie ćwiczenia tworzenia budżetu na gotowych dokumentach, które są udostępniania w ramach różnych konkursów grantowych. Wiele bibliotek próbuje swoich sił w konkursach. W ich ramach zawsze trzeba przygotować zarys kosztorysu. To nic innego, jak przygotowanie budżetu biblioteki tylko w mniejszej skali.

W zależności od grantodawcy i konkursu poziom skomplikowania budżetu jest różny. Fundacje bardzo często proponują stosunkowo łatwe budżety, a te konieczne do opracowania w ramach finansowania z ministerstwa są zdecydowanie bardziej skomplikowane. Jest więc okazja nie tylko zdobyć dodatkowe finanse, ale także nauczyć się praktycznej umiejętności.

Jak zaplanować budżet biblioteki na kolejny rok