Jedną z pierwszych zmian, które zaczęły obowiązywać 24 grudnia 2025 r., są nowe obowiązki informacyjne wobec kandydatów do pracy.

Pracodawca musi m.in.:

• informować o poziomie wynagrodzenia lub jego przedziale już na etapie ogłoszenia o pracę,
• stosować neutralne płciowo nazwy stanowisk i treści ogłoszeń,
• unikać pytań o dotychczasowe zarobki kandydata.

Celem tych zmian jest ograniczenie utrwalania nierówności płacowych oraz zwiększenie przejrzystości procesu rekrutacji.

Dla działów HR oznacza to konieczność przeglądu wzorów ogłoszeń, procedur rekrutacyjnych oraz pytań zadawanych kandydatom podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń wprowadza także obowiązek oparcia systemu płac na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia wartościowania stanowisk pracy.

Ocena wartości pracy powinna uwzględniać cztery podstawowe kryteria:

• umiejętności,
• wysiłek,
• zakres odpowiedzialności,
• warunki pracy.

Na tej podstawie pracodawca ustala kategorie pracowników oraz przedziały wynagrodzeń, które pozwalają porównywać stanowiska o podobnej wartości pracy.

Dzięki temu możliwe jest wykazanie, że różnice w wynagrodzeniach wynikają z obiektywnych czynników, a nie z dyskryminacji.

Nowe przepisy wzmacniają także prawo pracowników do uzyskania informacji o wynagrodzeniach.

Pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o przekazanie informacji dotyczących:

• poziomu wynagrodzenia w danej kategorii stanowisk,
• średniego wynagrodzenia pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę,
• kryteriów stosowanych przy ustalaniu wynagrodzeń.

Pracodawca będzie zobowiązany odpowiedzieć na taki wniosek w określonym terminie. Jednocześnie musi zadbać o to, aby przekazywane informacje były zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).

Jednym z kluczowych elementów dyrektywy jest obowiązek analizy i raportowania luki płacowej między kobietami i mężczyznami. Raporty będą obejmować m.in.:

• średnią lukę płacową,
• medianę luki płacowej,
• różnice w składnikach zmiennych wynagrodzenia,
• udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych przedziałach wynagrodzeń.

Szczególne znaczenie ma próg 5% – jeśli różnica wynagrodzeń przekroczy ten poziom i nie będzie uzasadniona obiektywnymi kryteriami, pracodawca będzie musiał podjąć działania naprawcze. W niektórych przypadkach konieczna będzie także wspólna ocena wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników.

Wdrożenie nowych przepisów będzie wymagało od organizacji przygotowania spójnych i wiarygodnych danych płacowych. Kluczowe znaczenie będzie mieć:

• jakość danych kadrowo-płacowych,
• ich kompletność i porównywalność w czasie,
• prawidłowe przypisanie pracowników do kategorii stanowisk,
• możliwość obliczania wskaźników wymaganych przez przepisy.

Dla wielu firm oznacza to konieczność modernizacji systemów HR oraz uporządkowania danych historycznych.

Brak wdrożenia nowych zasad może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla pracodawców.

Dyrektywa przewiduje m.in.:

• odwrócony ciężar dowodu w sporach o dyskryminację płacową,
• możliwość dochodzenia roszczeń przez pracowników,
• sankcje finansowe oraz ryzyko reputacyjne dla organizacji.

Dlatego przygotowanie systemu wynagrodzeń zgodnego z nowymi przepisami powinno być traktowane jako strategiczne zadanie działów HR i kadr.

Aby wdrożenie nowych regulacji przebiegło sprawnie, warto już teraz:

1. przeanalizować system wynagrodzeń w organizacji,
2. przygotować opisy stanowisk i przeprowadzić wartościowanie pracy,
3. uporządkować dane płacowe i system raportowania,
4. zaktualizować procedury rekrutacyjne,
5. przygotować zasady komunikowania informacji o wynagrodzeniach.

Systemowe podejście do zmian pozwoli nie tylko spełnić wymagania prawa, ale także zwiększyć przejrzystość i wiarygodność polityki wynagrodzeń w firmie.