Działania wielu bibliotek to różnorodne wydarzenia realizowane często w obszarach, które nie są ze sobą związane. To sprawia, że ich skuteczna realizacja wymaga nie tylko dobrego zaplanowania, ale także ciągłej obserwacji, bieżącej analizy, modyfikowania i wprowadzania zmian. Wszystkie te czynności są pojedynczymi elementami tej samej układanki. Razem tworzą coś, co nie zawsze jest używane w kontekście działalności biblioteki, a mianowicie monitoring i ewaluację.

Choć oba te pojęcia kojarzą się raczej z działalnością przedsiębiorstw to bez wątpienia stanowią doskonałe narzędzia, których potencjał warto wykorzystać w działalności biblioteki. Wykorzystać nie tylko raz, ale uczynić z nich narzędzia, które będą stosowane w trybie ciągłym, a wypracowane dzięki nim efekty będą stanowiły ważny punkt odniesienia w codziennej pracy.

Monitoring i ewaluacja to zbliżone do siebie pojęcia. Oba odnoszą się do oceny podejmowanego działania i próby wyszczególnienia różnych części składowych. Celem obu z nich jest dokonanie rzetelnego sprawdzenia sposobu przeprowadzenia działania oraz wskazania tych elementów, które należy powielać, ponieważ są dobrymi rozwiązaniami, a także tych, które wymagają poprawy.

Ważne jest, aby pamiętać, że monitoring i ewaluacja mają na celu wprowadzenie działań naprawczych. Nie są podstawą do karania nikogo. Nawet w sytuacji, gdy w ich efekcie wskazane zostaną błędy popełniane przez pracowników to ich określenie powinno stanowić punkt wyjścia do dyskusji nad zmianami i ulepszeniem wadliwych obszarów, a nie do wyciągania konsekwencji. Takie zachowanie ze strony przełożonego może bowiem prowadzić do oporu przed regularnym korzystaniem z dobrodziejstw tych narzędzi.

Pomimo wielu podobieństw monitoringu i ewaluacji nie można traktować jako działań tożsamych. Pierwszy z nich jest raczej zbiorem aktywności podejmowanych bezpośrednio po realizacji zadania np. będziemy monitorowali przebieg lekcji bibliotecznych. Monitoring jest raczej działaniem ciągłym i polega na zbieraniu i analizowaniu bieżących danych związanych z realizacją planu, którego celem jest wprowadzenie natychmiastowych zmian.

Działania związane z ewaluacją znajdują swoje odzwierciedlenie w wielu obszarach prac w bibliotece. Pierwszym i często jedynym działaniem są prace związane z realizacją projektów finansowanych z zewnętrznych źródeł. Grantodawcy, praktycznie zawsze, wymagają dokonania ewaluacji projektu. Niektórzy z nich dołączają konkretne kryteria, według których należy zbadać skuteczność prowadzonych działań.

O ile w kontekście projektów stosowana jest ewaluacja, o tyle codzienna działalność biblioteki nie jest już poddawana takiej analizie. Związane jest to przede wszystkim z koniecznością poniesienia dużych nakładów czasowych na wykonanie tego działania. Niemniej jednak jest to bardzo skuteczne narzędzie, które doskonale sprawdzi się na etapie przygotowywania sprawozdania rocznego z działalności książnicy. W takiej ewaluacji mogą zostać zawarte nie tylko obszary związane z przeprowadzonymi wydarzeniami, ale także aspekty organizacyjne, kadrowe, finansowe. Bez wątpienia taka ewaluacja będzie doskonałym źródłem danych dla każdego przełożonego.

Okresowo dokonywane ewaluacje będą także kluczowym elementem realizacji strategii rozwoju biblioteki. Będą nie tylko doskonałym odzwierciedleniem tego, co już zrobiliśmy, ale także, w swoim obszarze prognostycznym, wskazaniem tych sfer działalności, które będą wymagały poprawy. Realizacja strategii rozwoju jest działaniem wieloletnim i takie okresowe ewaluacje powinny pojawiać się co najmniej raz w roku.

Monitoring z kolei może być wykorzystany do sprawdzenia bieżącego lokowania zasobów ludzkich. Obserwując codzienną pracę bibliotekarzy dyrektor może podejmować decyzję o rotacji pracowników, przesunięciach pomiędzy działami. Będzie to działanie raczej doraźne, które np. pozwoli odciążyć pracownika zaangażowanego w realizację projektu.

Monitoring będzie także służył do planowania działalności. Widząc, że zajęcia dla dzieci, nawet, gdy są organizowane w innej sali utrudniają przebieg spotkań dyskusyjnego klubu książki dla seniorów można wprowadzić zmianę terminu któregoś z działań.

W przypadku obu narzędzi istotne jest to, że wiedza, w oparciu o którą działamy pochodzi nie z teoretycznych rozważań, a z praktycznego działania. To tylko podnosi wartość merytoryczną i praktyczną wskazówek będących głównym elementem wykorzystania tych narzędzi.

Ze względu na fakt, iż monitoring jest działaniem ciągłym uzyskane dzięki niemu dane pozwalają określić czy realizujemy działania zgodnie z założonym planem, a jeżeli występują jakieś odchylenia to w jakim kierunku one idą. Może bowiem okazać się, że założony na etapie planowania czas zajęć dla młodzieży jest stanowczo za długi. Jest to informacja dla nas, że konieczne jest jego skrócenie. W takiej sytuacji zamiast jednych zajęć 1,5-godzinnych możemy przygotować dwa zajęcia 45-minutowe.

Monitoring pozwala nam także wprowadzać szybkie zmiany w momencie pojawiania się sytuacji kryzysowej. Zaplanowaliśmy realizację Narodowego Czytania w przestrzeni miejskiej. Wszystko przygotowaliśmy, a w dniu samego wydarzenia od rana pada deszcz. W takiej sytuacji już na etapie planowania powinniśmy mieć plan B. Gdy takowego nie mieliśmy to właśnie poprzez monitoring będziemy mogli wprowadzić zmiany w kolejnych realizowanych działaniach. Ten przykład jest stosunkowo dużą zmianą. Monitoring często pozwoli wychwycić mniejsze niedociągnięcia. Będą one np. związane z pozostawieniem dodatkowych krzeseł gdzieś w niewidocznym miejscu i dostawieniem ich w trakcie spotkania autorskiego, gdy zaskoczy nas liczba uczestników.

Obserwacje poczynione w trakcie realizacji zadania, które znajdują swoje odzwierciedlenie w działaniach związanych z monitoringiem są także podstawą do wykonania ewaluacji.

O ile działania związane z monitoringiem są działaniami doraźnymi, o tyle ewaluacja jest już bardziej złożonym procesem. Jest to powiem pogłębiona analiza konkretnego okresu pracy. Często rozpatrywana jest w kategoriach dużych działań np. rocznej działalności biblioteki czy realizacji dużego projektu.

Ze względu na swój zakres ewaluacja jest działaniem czasochłonnym. Pozwala jednak uzyskać bardzo wartościowe informacje. Przede wszystkim będą one odnosiły się do mocnych i słabych stron przeprowadzonego działania. Ewaluacja zawsze wykonywana jest post factum, co oznacza, że w jej przygotowaniu możemy przyjąć postawę obserwatora, który wie, jaki był koniec.

Ewaluacja jest działaniem czasochłonnym. Dlatego jej przeprowadzenie powinno zostać poprzedzone dobrym przygotowaniem. Pozwoli to uniknąć wielu frustracji na kolejnych etapach jej realizacji. Będzie także podstawą do określenia czasu niezbędnego na przygotowanie ewaluacji.

W pierwszej kolejności powinniśmy określić zasoby, jakimi dysponujemy. Może w budżecie biblioteki pojawią się środki, które pozwolą na zatrudnienie zewnętrznej firmy, która przeprowadzi dla nas ewaluację działalności.

Zdaję sobie sprawę, że powyższe rozwiązanie nie jest dostępne dla wielu bibliotek i zdecydowanie częściej to bibliotekarze będą dokonywać ewaluacji. W takim przypadku kluczowe będzie ustalenie celu przeprowadzenia ewaluacji. Zbyt ogólny cel np. poprawa funkcjonowania biblioteki, nie będzie dobrym celem. Zawiera w sobie zdecydowanie zbyt wiele składowych, abyśmy byli w stanie wyszczególnić konkretne działania.

Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie doprecyzowanie celu i ujęcie go w konkretny obszar np. poprawa funkcjonowania biblioteki w obszarze obsługi seniorów. W takim przypadku mamy określoną grupę docelową, która precyzyjnie będzie w stanie wskazać obszary, które będą wymagały poprawy.

Ewaluacja musi być dokumentem, który pozwoli nam wprowadzać realne zmiany w bibliotece. Dlatego nie może być oderwana od realiów środowiska lokalnego. W jej przygotowaniu powinniśmy także zwrócić uwagę na potencjał, jakim dysponujemy, nasze zasoby, które możemy wykorzystać do wprowadzania zmian.

Ważne jest także, aby wskazać potencjalnego odbiorcę ewaluacji. Nie zawsze musimy wykonywać ewaluację całej działalności książnicy. Równie dobre mogą okazać się działania kierowane do konkretnej grup odbiorców. Zwłaszcza, gdy potrzeby przedstawicieli tych grup będą różne.

Przygotowując ewaluację i monitoring musimy pamiętać, że są to bardzo ważne dokumenty. Dlatego powinny zawsze przybrać formę papierową. To pozwoli nam na późniejsze odniesienie się do tego, co zostało w nich zawarte. W praktyce bibliotecznej bardzo często dokonywana jest ocena realizacji działania. Jest to jednak rozmowa, w której przeprowadzana jest, nawet szczegółowa, ocena. Niestety forma ustna nie pozwala na zapamiętanie wszystkiego i późniejsze np. za 2 lata odniesienie się do ustaleń. Dlatego ważne jest, aby ustalenia monitoringu i ewaluacji były dokumentami w formie papierowej.

Monitoring i ewaluacja – czyli jak poprawić funkcjonowanie biblioteki