Zadanie

Wskazówki dla bibliotekarza

Czym jest spis z natury?

Spis z natury jest dokumentem potwierdzającym faktyczny stan majątku biblioteki. Dlatego jego okresowy wykonywanie jest konieczne, aby wiedzieć czym dysponuje biblioteka oraz jakie składniki majątku zostały zubytkowane.

Pamiętaj o polach spisowych

Dokonanie inwentaryzacji wszystkich rzeczy znajdujących się w bibliotece byłoby praktycznie niemożliwe bez skutecznego przygotowania się do tego procesu. Najlepszym sposobem jest podział biblioteki na mniejsze obszary – pola spisowe, które przeważnie są poszczególnymi pomieszczeniami w książnicy.

3 etapy spisu z natury

Procedura spisu z natury przebiega w 3 etapach: liczenie, mierzenie, ważenie poszczególnych składników majątku. Wycena inwentarza. Działania korygujące, które wykrywają i usuwają rozbieżności między dokumentacją, a stanem faktycznym.

Najważniejsze zasady uzupełniania spisu z natury

Spis z natury dokonuje się na dokumentach ścisłego zarachowania i są to istotne dokumenty księgowe. Nie można na nich pozostawiać wolnych pól, a opuszczone przez pomyłkę wiersze należy wykreślić. Inne błędy pojawiające się w arkuszu spisu z natury usuwamy poprzez skreślenie.

Zniszczony środek trwały w spisie z natury

Zepsuty środek trwały powinien zostać wykreślony ze spisu z natury. Dokonuje się tego na podstawie wniosku o ubytkowanie, który jest opiniowany przez powołaną przez dyrektora komisję likwidacyjną.

Majątek obcy w spisie z natury

W przypadku posiadania w bibliotece rzeczy należących do innych podmiotów ich obecność należy zaznaczyć na osobnym arkuszu. Każda instytucja, której rzeczy posiada biblioteka powinna mieć własny arkusz, który dodatkowo musi zostać przekazany do tego podmiotu.

Ustal system pracy

Uzupełnianie arkuszy spisu z natury wymaga pełnej koncentracji Dlatego kluczowe jest dokładne określenie sposobu pracy. Najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest przypisanie poszczególnych pomieszczeń konkretnej osobie. Biblioteka w czasie spisu z natury powinna być zamknięta, by nikt nie przeszkadzał bibliotekarzom. Warto także wprowadzić procedurę kontrolną. Wydłuży ona pracę, ale pozwoli uniknąć błędów.