W stereotypowym obrazie bibliotekarz to osoba wypożyczająca książki lub osoba siedząca i te książki czytająca. Wizerunek ten coraz częściej zostaje modyfikowany. Dotyczy to zwłaszcza osób, które korzystają z książnic i jej oferty. Jednostki te dostrzegają wielość i różnorodność inicjatyw podejmowanych przez biblioteki. Widzą, na jak wielu polach działają bibliotekarze, ile pasji i zainteresowań posiadają, ile serca wkładają w codzienną pracę.

Jest obszar pracy, którego nawet najbardziej wprawne oko użytkownika nie zauważy. Tym obszarem jest działalność wymagana przez przepisy prawa. Biblioteki funkcjonują w oparciu o szereg dokumentów, ustaw, które narzucają na dyrekcję i pracowników wiele obowiązków.

Jednym z takich obowiązków jest dokonywanie okresowych inwentaryzacji posiadanych aktywów i pasywów biblioteki. Można jej dokonywać poprzez potwierdzenie sald, weryfikację danych księgowych z dokumentacją czy spis z natury.

Spis z natury jest jedną z form prowadzenia inwentaryzacji w instytucji kultury. Jest to wiele czynności, które mają wykazanie faktycznego stanu posiadanych aktywów przez bibliotekę. Spis z natury jest wykorzystywany do inwentaryzacji m.in. aktywów pieniężnych, które znajdują się w kasie biblioteki. Z tego obowiązku wyłączone są środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym. Spisu dokonuje się także w odniesieniu do środków trwałych.

Dokument ten warto przygotowywać w ścisłej współpracy z księgowym. Wspomniane powyżej elementy podlegające spisowi z natury stanowią bowiem jedynie część tych, które powinny zostać uwzględnione. Ustawa o rachunkowości wskazuje jeszcze m.in. papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych czy maszyny i urządzenia wchodząc w skład środków trwałych w budowie. Dobrze, aby specjalista wyjaśnił te skomplikowane pojęcia i pomógł w prawidłowym przygotowaniu dokumentu.

Wykonanie spisu z natury jest nie lada wyzwaniem. Nawet w niewielkich książnicach znajduje się bowiem wiele przedmiotów, które muszą zostać sprawdzone i ujęte w zestawieniu. Bardzo łatwo jest pominąć pojedyncze składniki majątku.

W większych bibliotekach problem jest poważniejszy. Jest bowiem wiele pomieszczeń, które muszą zostać dobrze zinwentaryzowane. Poza tym często zdarza się tak, że niektóre przedmioty zmieniają swoje miejsce, ulegają zniszczeniu, zubytkowaniu. Wszystko to musi zostać uwzględnione w spisie z natury.

Dla sprawnego przeprowadzenia spisu z natury warto podzielić bibliotekę na pola spisowe. Jest to działanie, w którym cała przestrzeń biblioteki zostaje podzielona na mniejsze części. Dla sprawnego dokonania spisu przeważnie są to poszczególne pomieszczenia. Takie działanie usprawnia proces przeprowadzenia spisu. Ponadto daje możliwość przydziału poszczególnych rejonów spisowych konkretnym osobom. Tym samym praca może zostać wykonana szybciej. Jest to bardzo ważne, ponieważ podczas wykonywania spisu z natury bardzo często książnice są zamykane.

3 etapy spisu z natury

Biblioteki XXI wieku są instytucjami, które ściśle współpracują z innymi podmiotami. Działania te mogą prowadzić do powstania sytuacji, w której część spośród środków trwałych będzie stanowiła własność innych instytucji. Jest to tzw. majątek obcy. Taką informację również należy zawrzeć w spisie z natury.

Naturalnym przeznaczeniem posiadania majątku obcego w bibliotece jest jego wykorzystanie do prowadzenia działalności. Tak może być np. w przypadku gdy szkoła modernizując pracownię komputerową część sprzętu przekaże w użytkownie bibliotece. Innym przykładem będzie sytuacja, w której wydawany przez lokalne muzeum zeszyt historyczny będzie sprzedawany w bibliotece. Każdy środek trwały, który będzie przekazany książnicy w celu sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania będzie podlegał spisowi z natury.

Arkusz spisu z natury jest bardzo ważnym dowodami księgowymi. W związku z tym ich uzupełnianie podlega pewnym zasadom, które należy ściśle przestrzegać.

Przede wszystkim spis z natury przeprowadzany jest na specjalnych arkuszach. Są one drukami ścisłego zarachowania. Oznacza to, że liczba pobranych arkuszy musi zgadzać się z liczbą arkuszy oddanych.

Na arkuszu spisu z natury nie można pozostawiać niewypełnionych wierszy. Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, że omyłkowo pominiemy którykolwiek z wierszy to należy go niezwłocznie wykreślić.

W przypadku uzupełniania arkusza spisu z natury mogą pojawić się błędy. Pojawiające się nieprawidłowości należy pozostawić na arkuszu, a ich nieważność potwierdzić skreśleniem. Istotne jest, aby zachować czytelność wykreślonych pól. Wpisanie nowej poprawionej pozycji musi zostać podpisane datą jej dokonania oraz podpisem osoby wprowadzającej ją do arkusza.

Ze względu na fakt, iż arkusz spisu z natury jest dowodem księgowym muszą w nim zostać zawarte informacje określone w ustawie o rachunkowości.

Najważniejsze informacje w arkuszu spisu z natury

Ciągłe korzystanie ze sprzętu może sprawić, że ulegnie on zniszczeniu lub jego uszkodzenie sprawią, że nie będzie się on nadawał do użytkowania. Obowiązkiem jest umieścić każdy składnik materialny w arkuszu spisowym. Dotyczy to także sprzętu zniszczonego. Taki sprzęt będzie musiał zostać zubytkowany. Dokonuje się tego na podstawie wniosku o likwidację kierowanego przez przewodniczącego komisji spisowej do dyrektora instytucji.

Rolą dyrektora biblioteki jest powołanie zespołu likwidacyjnego. Członkowie tej komisji dokonują oględzin wskazanego do likwidacji sprzętu i stwierdzają czy powinien on zostać odpisany z listy środków trwałych biblioteki.

O obowiązku przekreślenia niepoprawnego wpisu w sposób umożliwiający jego odczytanie jako jednym z błędów pojawiających się w spisie z natury napisano powyżej. W dokumencie mogą jednak pojawić się jeszcze inne nieprawidłowości.

Jednym z najczęściej pojawiających się błędów jest zmiana numeracji arkuszy spisowych. Jest to przeważnie spowodowane niedopatrzeniem lub chwilą nieuwagi podczas pobierania arkuszy. Ten rodzaj błędu często korygowany jest poprzez użycie korektora. Takie działanie jest również uważane za nieprawidłowe i niedopuszczalne w przypadku spisu z natury.

Dokument spisu z natury musi zostać podpisany przez osoby materialnie odpowiedzialne za zawarte w nim składniki majątku trwałego. Tym samy błędem będzie sporządzenie zestawienia, na którym pojawią się elementy, za które odpowiedzialne są różne osoby.

Pojawiające się w bibliotece składnik majątku obcego powinny zostać uwzględnione na osobnych arkuszach spisowych. Tym samym umieszczenie ich na jednym arkuszu wraz ze składnikami majątku własnego również będzie uznane za błąd. Z czysto praktycznego punktu widzenia wskazane jest umieszczenie majątku obcego na oddzielnej karcie. Taką kartę powinniśmy bowiem przekazać podmiotowi będącemu właścicielem danego składnika majątku trwałego.

Zdarza się, że w ferworze prac związanych ze spisem z natury na arkuszu spisowym znajdują się składniki nie stanowiące środków trwałych. Najczęściej pojawiającym się błędem jest ten, w którym dokonywany jest spis programów komputerowych. Stanowią one wartość niematerialną i prawną i zgodnie z przepisami nie powinny znaleźć się na arkuszach spisu z natury.

W arkuszu spisu z natury powinny znaleźć się wszystkie składniki majątku biblioteki. Dotyczy to także tych elementów, które są niepełnowartościowe lub zbędne. Pominięcie ich jest również uważane za błąd, którego należy unikać.

Jest jeszcze jeden błąd pojawiający się w arkuszach inwentaryzacyjnych. Jego pojawienie się trudno jest wytłumaczyć. Związany on jest z niedotrzymaniem terminów dokonywania spisu.

Przedstawione powyżej nieprawidłowości związane z dokonywaniem spisu z natury stanowią część spośród błędów, które pojawiają się w dokumentach. Konieczne jest więc dokładne sprawdzenie każdego dokumentu przed jego oddaniem.

Ze względu na fakt, iż spis z natury jest bardzo ważnym dokumentem do sprawy jego tworzenia należy podejść z pełną starannością. Powołany w tym celu zespół lub komisja powinna mieć zapewnione dogodne warunki pracy. Dobrze byłoby, aby taki zespół na czas wykonywania spisu został całkowicie wyłączony z innych prac bibliotecznych. Będzie to szczególnie trudne w mniejszych bibliotekach. Dlatego też zasadnym jest rozważenie opcji zamknięcia książnicy na czas spisu z natury.

Osoby odpowiedzialne za poszczególne pomieszczenia i tak będą musiały ze sobą współpracować. Związane jest to z faktem, iż część spośród składników majątku biblioteki zmienia swoje miejsce w książnicy. Tak dzieje się m.in. podczas remontów czy zwykłej codziennej działalności, gdy np. dostosowujemy przestrzeń biblioteczną do dużego wydarzenia.