Prowadzenie działalności kulturalnej, a ta niewątpliwie związana jest z działalnością bibliotek wymaga posiadania statutu. Dokument ten jest bowiem pierwszym zbiorem zasad, do którego należy odwołać się w przypadku rozwiązywania jakichkolwiek sytuacji spornych.

Statut powinien być dokumentem, który każdy bibliotekarz zna na pamięć. Powinien być zawsze pod ręką. Zwłaszcza, gdy planowane jest nowe działanie lub rozpisywany projekt. Swoje odzwierciedlenie w statucie powinno znaleźć zwłaszcza pozyskanie środków zewnętrznych na działalność. Poza tym coraz większe grono grantodawców sprawdza statuty instytucji i ocenia, czy konkretny projekt wpisuje się w realizację celów zawartych w statucie biblioteki.

Biblioteki działają także na mocno konkurencyjnym rynku, na którym zmiany zachodzą bardzo szybko. Statut powinien możliwie w jak najszerszym zakresie odpowiadać warunkom środowiska zewnętrznego. Dlatego też powinien to być żywy dokument, który nie będzie nadany raz przy powoływaniu instytucji, ale będzie ulegał ciągłym zmianom. Niewiele bibliotek, zwłaszcza tych z bogatą i wieloletnią historią zakładało działalność w Internecie. Teraz jest ona podstawą, czego dowodem były szerokie działania prowadzone w czasie pandemii. Ta sytuacja również powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w statucie biblioteki.

Te aspekty sprawiają, że zasadnym jest poznanie statutu i elementów, z jakich powinien się on składać.

Ustawą regulującą działalność instytucji kultury, w tym także bibliotek, jest Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. W jej 13 artykule w ust. 1 możemy przeczytać, że: „Instytucje kultury działają na podstawie aktu o ich utworzeniu oraz statutu nadanego przez organizatora.” Już ten zapis pokazuje, jak ważnym dokumentem jest statut. Nakłada także obowiązek jego posiadania. Bez tego bowiem nie zostanie powołana biblioteka.

W art. 13 ust. 2 powyższej ustawy znajduje się zakres treści, który musi znaleźć się w statucie.

W zakres przedmiotowy statutu biblioteki muszą wchodzić następujące elementy:

Opracowując statut biblioteki należy także zwracać uwagę na ustawę o bibliotekach. Tam również zawarte są zapisy dotyczące statutu. W art. 11 ust. 3 znajdziemy zapisy mówiące, że w szczególności statut biblioteki określa:

1. Cele i zadania biblioteki.
2. Organy biblioteki i jej organizację, w tym zakres działania i organizację filii oraz oddziałów.
3. Nazwę jednostki stanowiącej nadzór merytoryczny nad działalnością biblioteki – w odniesieniu do biblioteki wchodzącej w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.

Mając na uwadze obie ustawy organizator biblioteki powinien w jej statucie zawrzeć wszystkie informacje wynikające z obu dokumentów. Zapisy ustawy o bibliotekach stanowią bowiem otwarty katalog uzupełniający i stanowią minimalną treść statutu.

Dla zachowania porządku w statucie i szybkiego odszukania właściwych informacji warto jego treść podzielić na rozdziały paragrafy i punkty. Kolejne rozdziały powinny stanowić odzwierciedlenie punktów zawartych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, a paragrafy i punkty powinny być ich doprecyzowaniem. Poniżej przedstawimy wybrane zapisy, które powinny znaleźć się w statucie.

W drugim punkcie wymieniamy wszystkie dokumenty prawne w oparciu o które prowadzona będzie działalność biblioteki. Użycie określenie w szczególności sprawia, że wymieniony katalog aktów prawnych jest zbiorem otwartym i nie trzeba wymieniać wszystkich dokumentów. Kluczowymi dokumentami będą tu wymienione wyżej ustawy, ustawy o samorządzie gminnym, powiatowym, województwa, rachunkowości, finansach publicznych czy ochronie danych osobowych. Ważne jest także, aby nie zapomnieć, iż biblioteka przede wszystkim działa na podstawie statutu, co również powinno być ujęte w tym miejscu.

Szczególnie istotne jest precyzyjne określenie organizatora. W prowadzonym przez niego rejestrze będzie bowiem zawarta informacja o powoływanej bibliotece. Jest to ważna informacja w kontekście późniejszej działalności i np. składania wniosków w konkursach grantowych organizowanych przez ministerstwo lub fundacje. Jeżeli nie podczas składania wniosku, to z pewnością podczas podpisywania umowy trzeba będzie dostarczyć odpis z rejestru instytucji kultury prowadzonego przez organizatora. Poza tym to organizator będzie zapewniał środki i np. lokal do prowadzenia działalności bibliotecznej.

W tym obszarze statutu wskazujemy główną siedzibę biblioteki. W kolejnych punktach, jeżeli będzie to konieczne wskazywane są filie lub inne jednostki organizacyjne, które podlegają pod bibliotekę. W tym miejscu powinny także zostać określone zasady ich powoływania, organizacji, finansowania czy delegowania zadań. Tworząc ten punkt warto pomyśleć przyszłościowo. Nawet jeżeli w obecnych realiach nie mamy możliwości zorganizowania nowej filii, to warto w statucie zawrzeć taką ewentualność. Poza tym taki zapis daje nam także możliwość podejmowania współpracy np. z dużymi firmami i organizowania na terenie ich zakładów punktów bibliotecznych. Udanie się do takiego przedsiębiorstwa z zamówionymi przez pracowników książkami raz w tygodniu będzie z naszej strony niewielkim wysiłkiem, a przyczyni się do zbudowania relacji, która zaowocuje np. wsparciem finansowym naszej działalności lub choćby zwiększeniem liczny czytelników.

Opcjonalnie w statucie może znaleźć się także zapis o pieczęci i logotypie, którymi będzie posługiwała się biblioteka. Jest to o tyle ważne, że w obecnych czasach zwracamy większą uwagę na obrazy niż na tekst. Ma to szczególne znaczenie w przypadku działań promocyjnych.

Statut jest dokumentem, który powinien odpowiadać także na przyszłe potrzeby. Nie powinniśmy więc ograniczać się wyłącznie do terenu np. gminy. Warto zapisać w statucie, że biblioteka może prowadzić działalność na terenie całego kraju, jak również poza jego granicami. W tym miejscu pamiętajmy o umożliwieniu sobie jak najszerszego terenu działania. Określenie poza granicami kraju nie zamknie nam żadnych drzwi w przypadku działań międzynarodowych, które mogłyby zostać zamknięte, gdybyśmy zawęzili ten obszar np. do państw Unii Europejskiej.

Powołanie rady bibliotecznej nie jest obowiązkowe. Warto jednak, aby w każdej bibliotece taki organ doradczy został powołany. Pokaże to przede wszystkim, że dyrektorowi zależy na opinii pracowników w ważnych sprawach dotyczących funkcjonowania biblioteki. Dyrektor sam określa liczbę osób, które będą zasiadały w radzie. Ważne, by przy wyborze kierować się kryterium kompetencji. Ze względu na zakres swojej pracy członkowie rady powinni posiadać wiedzę nie tylko o aspektach związanych z pracą w bibliotece, ale także np. wiedzę o regionie, wiedzę z zakresu edukacji, prowadzenia działalności kulturalnej, a także tych obszarach, które leżą stricte w gestii dyrektora jak np. zarządzanie zasobami ludzkimi, organizacja pracy, prawo pracy czy zarządzanie finansami.