Celem programu dla bibliotek Kraszewski jest wspieranie zadań o charakterze niekomercyjnym, które zapewniają całkowicie bezpłatny dostęp odbiorców do oferty kulturalnej.

Dofinansowanie może być wydatkowane na zakup (koszty kwalifikowane):

• komputerów stacjonarnych, komputerów przenośnych i minikomputerów;
• jednostek pamięci, np. jednostek pamięci zewnętrznej, dysków zewnętrznych;
• jednostek zasilających, np. UPS-ów, listw zasilających;
• jednostek wejścia, np. klawiatur, myszy, skanerów, kamer internetowych, mikrofonów do komputerów, czytników kodów;
• jednostek wyjścia, np. monitorów, drukarek, głośników do komputerów, słuchawek do komputerów, czytników książek elektronicznych;
• jednostek wejścia-wyjścia, np. urządzeń wielofunkcyjnych, monitorów dotykowych, słuchawek z mikrofonem do komputerów;
• robotów edukacyjnych;
• tablic i monitorów interaktywnych;
• systemów wizualizacji wielkoekranowej służące do projekcji wielkoformatowej;
• tabletów
• urządzeń transmisji i ochrony danych, np. firewallów, modemów, routerów, transmiterów Bluetooth, switchów;
• oprogramowania, np. systemu operacyjnego, oprogramowania antywirusowego;
• oprogramowania narzędziowego (z wyłączeniem systemów bibliotecznych).

W przypadku otrzymania dofinansowania do zakupu środków trwałych lub licencji na oprogramowanie (wartości niematerialne i prawne) zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 uor otrzymane środki należy ująć, jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. Może tu być zapis:

• Wn Rachunek bieżący,
• Ma Rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Jak wskazuje art. 41 ust. 1 uor należy potem dokonywać rozliczenia tych RMP w pozostałe przychody operacyjne równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych zapisem?

• Wn Rozliczenia międzyokresowe przychodów,
• Ma Pozostałe przychody operacyjne.

Oznacza to, że jeśli zakupione z ww środków rzeczowe aktywa trwałe tu komputery będą podlegały jednorazowemu umorzeniu to też zaliczenie w pozostałe przychody operacyjne będzie jednorazowe.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 uor środkami trwałymi (z wyjątkiem zaliczanych do „inwestycji” na mocy art. 3 ust. 1 pkt 17 – ujmowanych na koncie 04) są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, spełniające następujące warunki:

• Przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności (okres, w którym w wyniku używania jednostka będzie osiągała korzyści ekonomiczne) jest dłuższy niż rok,
• Są kompletne, tj. wyposażone we wszystkie elementy niezbędne do funkcjonowania zgodnie z przeznaczeniem oraz zdatne do użytku,
• Przeznaczone zostały na potrzeby jednostki, tj. będą służyć realizacji celów określonych w dokumentacji jednostki (umowie, statucie, wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub innej ewidencji wymaganej przepisami prawa).

Do środków trwałych zalicza się w szczególności:

• nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych,
• inwentarz żywy.

Jeżeli zatem jednostka przyjęła do używania obce środki trwałe (dotyczy to również wartości niematerialnych i prawnych) na mocy umowy, zgodnie, z którą jedna ze stron, zwana „finansującym”, oddaje drugiej stronie, zwanej „korzystającym”, środki trwałe do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony, środki te zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia, co najmniej jeden z warunków określonych w art. 3 ust. 4 ww. ustawy.

Kwalifikując poszczególne rzeczowe składniki majątku do środków trwałych, należy uwzględnić, niezależnie od kryteriów określonych ustawą o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15), także zasadę istotności, określoną w art. 8 ust. 1 tej ustawy, w powiązaniu z art. 4 ust. 4 tej ustawy, umożliwiającym stosowanie w księgach rachunkowych uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy. Oznacza to, że przedmioty o niskiej jednostkowej wartości, spełniające kryteria wymagane ustawą dla środków trwałych mogą, lecz nie muszą być zaliczone do środków trwałych.

Ustawa o rachunkowości nie wymaga prowadzenia ewidencji środków trwałych w układzie uwzględniającym przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. poz. 1864), zwaną dalej KŚT. Pamiętając jednak o konieczności dostarczania przez ewidencję bilansową danych umożliwiających jednostce rozliczanie się z podatku dochodowego, wskazane jest prowadzenie ewidencji środków trwałych z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje określone w powołanym rozporządzeniu, gdyż do nich są przyporządkowane stawki amortyzacji podatkowej.

KŚT zawiera szczegółowy podział środków trwałych na następujące grupy

Środki trwałe wyceniane są nie rzadziej niż na dzień bilansowy według zasad określonych przepisami rozdziału 4 ustawy o rachunkowości, w tym (m.in.) przepisami:

• art. 28 ust. 1 pkt 1 – zgodnie, z którym środki trwałe wycenia się według cen nabycia (w rozumieniu art. 28 ust. 2 i 8) lub kosztów wytworzenia (w rozumieniu art. 28 ust. 8), lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny – dokonanej i ewidencjonowanej w trybie art. 31 ust. 3 i 4), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe (dokonywane według zasad określonych w art. 32), a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości (w sytuacjach przewidzianych w art. 28 ust. 7 lub w art. 32 ust. 4 i 5),
• art. 31 ust. 1– zgodnie, z którym wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia (przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji), powodującego wzrost wartości użytkowej ulepszonego środka trwałego w stosunku do posiadanej przy przyjęciu go do używania (mierzonej okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością uzyskiwanych produktów, kosztami eksploatacji lub innymi miarami).

Po stronie Wn konta Środki trwałe (najczęściej 010/011) ewidencjonowane są zwiększenia stanu i wartości początkowej środków trwałych. Z kolei po stronie Ma tego konta księguje się zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych.

Konto 01 jest kontem bilansowym aktywnym. Może wykazywać wyłącznie saldo debetowe, które odzwierciedla wartość początkową środków trwałych, w tym ulepszeń w obcych środkach trwałych (stanowiących odrębne obiekty inwentarzowe).

Wartość początkowa środków trwałych pomniejszona o dokonane narastająco odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe (Ma konto 070-1) oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości (Ma konto 07-4) podlega wykazaniu w aktywach bilansu, jako wartość księgowa (netto) środków trwałych jednostki.

Przepis art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wymaga prowadzenia dla środków trwałych kont ksiąg pomocniczych (analitycznych). Ewidencja analityczna powinna zapewnić ustalenie dla poszczególnych obiektów inwentarzowych m.in.:

• wartości początkowej,
• terminu przyjęcia do używania,
• miejsca użytkowania.

Dla potrzeb ewidencji szczegółowej wykorzystuje się:

• karty identyfikacyjne ilościowo-wartościowe, zawierające przykładowo: nazwę środka trwałego i nadany mu numer inwentarzowy, podstawowe dane techniczne, wartość początkową, miejsce użytkowania, stawkę amortyzacji,
• księgi inwentarzowe, zawierające informacje o poszczególnym środku trwałym (analogicznie jak karta identyfikacyjna); wpisy do księgi powinny być dokonywane w porządku chronologicznym, a numer pozycji wpisu w księdze powinien stanowić człon numeru inwentarzowego obiektu, umieszczanego po numerze (symbolu) nadanym mu na podstawie KŚT,
• tabele amortyzacyjne lub umorzeniowe, prowadzone w układzie przewidzianym w KŚT i zawierające indywidualne dane każdego obiektu dotyczące wartości początkowej, przyjętej stawki amortyzacyjnej lub umorzeniowej, miesięcznej i rocznej kwoty amortyzacji lub umorzenia. Na podstawie tabeli powinno być możliwe ustalenie zbiorczych danych w zakresie wartości początkowej i odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych środków trwałych na początek roku obrotowego, ich zmian zachodzących w ciągu roku, jak również stanu tych wielkości na koniec roku obrotowego.

Zgodnie z par 13 regulaminu tego konkursu beneficjent jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, w tym prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej zadania, a w szczególności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych uzyskanych z dofinansowania oraz wydatków dokonywanych z tych środków. A to oznacza iż powinny być wyodrębnione konta na których są ujmowane środki zakupione z konkursu. Mogą być to konta:

• 010-X Środki trwałe – konkurs Kraszewski,
• 070-X Umorzenie środków trwałych – konkurs Kraszewski,
• 84 0-X RMP– konkurs Kraszewski.

Wyodrębnienie następuje na poziomie ewidencji analitycznej.

Czy konto to należy wydzielić np. 130-X? Z regulaminu nie wynika konieczność zakładania konta pod ten projekt. ale w księgach pod projekty warto wydzielić bo wtedy płatności łatwo wyodrębnić. Chyba że księgowa będzie np stosować jakieś znaczniki (zależy to od tego, czy system finansowo-księgowy na to pozwala).