Rywalizacja o uwagę klienta sprawia, że biblioteki muszą tworzyć coraz to nowsze i bardziej rozbudowane oferty. Działalność książnic już od dawna nie opiera się wyłącznie na książkach. W związku z tym patrząc na klienta nie możemy patrzeć wyłącznie na czytelnika.

Na pierwszym miejscu klientem biblioteki będzie oczywiście czytelnik. Nie możemy jednak zapominać, że książnice to w zasadzie prężnie działając ośrodki kultury. Bogata oferta zajęć dodatkowych przeznaczonych dla różnych grup wiekowych sprawia, że przez pryzmat klienta musimy patrzeć także na uczestnika zajęć dla dzieci (zarówno opiekuna jak i dziecka), osobę korzystającą z czytelni internetowej, czytelnika spędzającego wolny czas na lekturze czasopisma czy wreszcie osobę o specjalnych potrzebach (niepełnosprawną, starszą), która po prostu odwiedza bibliotekę, bo robi to od lat.

Każdej z tych osób musimy zapewnić świadczenie usługi na jak najwyższym poziomie. Będzie to bowiem wpływało na postrzeganie biblioteki w społeczności lokalnej oraz na budowanie jej pozytywnego wizerunku. Jednym z ważniejszych dokumentów, na podstawie których powinna funkcjonować biblioteka, jest jej strategii rozwoju, której jednym z pierwszych etapów jest pogłębiona analiza SWOT.

SWOT to akronim pochodzący od angielskich słów: Strengths, Weaknesses, Oportunities, Threats, które tłumaczone są na nas rodzimy język jako mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia. Dla prawidłowego wykonania analizy SWOT nie wystarczy sama znajomość pojęć. Należy również znać ich wyjaśnienie, co z kolei pozwoli nam prawidłowo uzupełnić tabelę.

Rozmyślając o mocnych stronach musimy pamiętać przede wszystkim o pozytywnych czynnikach wypływających z wnętrza organizacji. To te aspekty, które związane są z naszymi zasobami. Dotyczy to zarówno zasobów lokalowych, jak i kadrowych, a także wszelkiego innego potencjału, jakim dysponuje biblioteka.

Identyfikacja mocnych stron ma jeden podstawowy cel – wzmocnienie instytucji. Precyzyjne wskazanie elementów mocnych stron pokaże nam, co już na etapie tworzenia analizystanowi o naszej przewadze. Aspekty te powinniśmy pielęgnować i rozwijać, by również w przyszłości stanowiły element nas wyróżniający.

Słabe strony, to wszystkie te czynniki, które pochodzą z wnętrza organizacji, ale stanowią o jej słabości. Celem ich wyodrębnienia jest ich eliminacja. Takie działanie jest konieczne, gdyż słabe strony osłabiają to, na czym nam zależy, czyli nasze mocne strony. Te przeważnie negatywne czynniki sprawiają, że rozwój instytucji zostaje spowolniony.

Kolejnym analizowanym obszarem są szanse. Pojawiają się one w dolnej części tabeli. Należy je kojarzyć z zewnętrznymi czynnikami, które mogą mieć pozytywny wpływ na działalność biblioteki. W procesie ich wyszukiwania kluczowa jest dokładna znajomość naszego środowiska lokalnego (a także szerszego, jeżeli takie są aspiracje biblioteki). Powierzchowny przegląd dokumentów, urzędowych pism czy analiz może przyczynić się do niewłaściwego zidentyfikowania szans.

Sam brak należytego skupienia się na szansach może nie być aż tak tragiczny w skutkach. Pamiętajmy jednak, że to szanse decydują o naszym rozwoju. Pojawianie się okazji i ich wykorzystywanie może przyspieszyć realizację postawionych przed organizacją celów. Powinniśmy dążyć do tego, aby maksymalnie wykorzystywać szanse. Nie bez znaczenie jest także fakt, iż nasi potencjalni rywale również czekają na okazję do rozwoju. Dlatego musimy zwrócić szczególną uwagę na analizę szans, by nie przeoczyć żadnej z nich.

Ostatnim obszarem w analizie SWOT są zagrożenia. Są to te wszystkie zewnętrzne czynniki, które negatywnie wpływają na naszą działalność. Najlepszym tego przykładem jest sytuacja pandemii, która pojawiła się w 2020 r. Tego nikt nie był w stanie przewidzieć. Jednak jest wiele sytuacji, które z większym lub mniejszym stopniem prawdopodobieństwa jesteśmy w stanie przewidzieć.

Kluczowe jest wyodrębnienie największych i najbardziej realnych zagrożeń. Pomoże to bowiem na poszukanie takich środków zaradczych, które będą mogły przeciwdziałać nagłej sytuacji. Pozwoli to zachować pozytywny obraz biblioteki, a także dostosować się do nieoczekiwanej (gdy ją poprawnie zidentyfikujemy, to już nie będzie aż tak nieoczekiwana) zmiany. Doskonałym przykładem jest przeniesienie działalności bibliotek do Internetu.

Powyższe 4 obszary stanowią podstawę dogłębnej analizy sytuacji, w jakiej znajduje się instytucja. Przeważnie nie są kojarzone z jednostkami budżetowymi. Zdecydowanie częściej analiza SWOT wykorzystywana jest w przedsiębiorstwach. Coraz częściej jednak biblioteki dostrzegają możliwości, jakie daje stosowanie narzędzi rodem z firm i korporacji. Analiza SWOT jest tego doskonałym przykładem.

Analiza SWOT sama w sobie nie jest trudnym do wykonania dokumentem. Wymaga jednak konieczności zainwestowania czasu. Dla ułatwienia pracy przeważnie prezentowana jest w tabelarycznej formie.

Czytając dokumenty różnych instytucji możemy zauważyć dwa podejścia do tworzenia analizy SWOT. W pierwszym w tabeli umieszczane są dokładne opisy wszystkich czynników. W kilku zdaniach wyjaśnione jest, co autorzy opracowania mają na myśli wypisując konkretną pozycję do tabeli. W ten sposób powstaje bardzo obszerna tabela.

W drugim podejściu w tabeli znajdują się tylko krótkie punkty. Szerszy ich opis i pogłębiona analiza zawarte są w większym dokumencie. Stworzona na potrzeby pracy analiza stanowi wtedy rozwinięcie ujęcia tabelarycznego. Wizualnie wygląda to też na bardziej profesjonalny dokument.

Wybór sposobu, w jaki będzie uzupełniana tabela jest sprawą indywidualną. Ważne jednak, by analizie SWOT poświęcić odpowiednią ilość czasu.

Choć tworzenie analizy SWOT nie jest skomplikowanym zadaniem, to jednak mogą pojawić się pewne problemy z jej przygotowaniem. Dotyczy to zwłaszcza osób, które po raz pierwszy zajmują się opracowaniem takiego dokumentu.

Wiele rzeczy i działań, które są dla nas nowe, stanowią dla nas wyzwanie i pewną obawę. Związana jest ona przede wszystkim z poprawnym wykonaniem nowego zadania. Dla ułatwienia zadania zalecaną formą opracowania jest tabela. Przykłady tego, co można w niej zapisać zostały zawarte w Tabeli 1. Dla ułatwienia podane aspekty zostaną wymienione od myślników.

Przykładowa analiza SWOT dla biblioteki publicznej

Jak widzimy część spośród wymienionych czynników może znajdować się w więcej niż jednej części tabeli. Możemy bowiem, pomimo dużej powierzchni, mieć niewiele przestrzeni do prowadzenia zajęć dla dzieci. Możemy mieć dużo sprzętu (książek), ale ten sprzęt będzie przestarzały. Możemy mieć dużą kadrę z bogatym doświadczeniem, ale brakiem chęci do rozwoju i dostosowywania oferty do potrzeb społeczności lokalnej. Patrząc dalej możemy mieć silną pozycję w grupie wiekowej dzieci i młodzieży, ale słabą wśród osób dorosłych.

Praktycznie każda mocna strona może także znaleźć się w stronach słabych. Wystarczy rozpatrzyć ją w kontekście osi liniowej i drugiego jej skraju.

Dokładnie przeprowadzona analiza SWOT pozwoli wyodrębnić większość takich rozbieżności. Dzięki temu będziemy mogli precyzyjnie ustalić obszary koniecznych działań, by wyeliminować możliwie jak najwięcej słabych stron, szanse przerodzić w nasze mocne strony, a jednocześnie zniwelować negatywny wpływ wyszczególnionych zagrożeń.

Niektórzy spośród praktyków zarządzania zarzucają analizie SWOT zbytnie skupienie się na mocnych stronach i szansach, jakie związane są z konkretną instytucją. To z kolei powoduje, że na słabe strony i zagrożenia nie zwraca się należytej uwagi. Może to być przyczyną niedostrzeżenia sygnałów dochodzących ze środowiska zewnętrznego.

Powyższe krytyczne uwagi znalazły swoje odzwierciedlenie w nowej metodzie analizy sytuacji przedsiębiorstwa. Jest ona alternatywą dla analizy SWOT. Cały sens nowej analizy pozostał taki sam z jedną różnicą. Zmieniona została kolejność omawianych obszarów. W ten sposób powstała nowa metoda TOWS.

W metodzie TOWS uwagę w pierwszej kolejności kieruje się na zagrożenia i słabe strony. W ten sposób zwracamy baczniejszą uwagę na pojawiające się ryzyka. Późniejsze analizowanie szans i mocnych stron powoduje, że mimochodem staramy się rozwiązać negatywne aspekty pojawiające się w pierwszej części opracowania, tej związanej z naszymi słabościami.

Jeżeli tylko istnieje taka możliwość, to warto podzielić zespół na dwie drużyny. Pierwsza stworzy tradycyjną analizę SWOT. Druga w tym samym czasie wykona zadanie, stosując metodę TOWS. Połączenie efektów pracy obu drużyn pozwoli stworzyć pełen obraz wszystkich aspektów.

Bez względu na to, czy w analizie sytuacji biblioteki na lokalnym rynku wyjdziemy od mocnych stron i skończymy na zagrożeniach, czy odwrócimy kolejność i tak cały proces będzie dla nas bardzo pomocny. Pozwoli nam bowiem podjąć te działania, które w dłuższej perspektywie czasowej przyniosą nam pożądane skutki.

Choć analizę SWOT zaleca się stosować w odniesieniu do całej biblioteki, to nikt nie zabroni nam opisywać w ten sposób każdej naszej działalności również tej związanej z projektami zewnętrznymi. Z pewnością jej zastosowanie pozwoli nam uzyskać pełniejszy obraz pozycji biblioteki w lokalnej społeczności, co z kolei może być wykorzystywane w tworzeniu strategii rozwoju całej placówki i poszczególnych jej obszarów.