Biblioteka przyjmuje materiały od osób fizycznych – jak legalnie przetwarzać ich dane osobowe?

Oprzyj przetwarzanie przede wszystkim na art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

W przypadku biblioteki publicznej najbezpieczniejszą podstawą będzie realizacja zadania w interesie publicznym, związanego z działalnością informacyjną, edukacyjną i popularyzatorską.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO stosuj tylko wtedy, gdy osoba fizyczna faktycznie jest stroną umowy.

Sam protokół przekazania materiałów nie oznacza jeszcze zawarcia umowy. Jeżeli materiały przekazuje przedstawiciel fundacji, firmy czy stowarzyszenia, podstawa umowna nie będzie właściwa dla jego danych osobowych.

Zbieraj tylko dane rzeczywiście potrzebne.

W praktyce powinny wystarczyć: imię i nazwisko, jeden sposób kontaktu oraz – gdy osoba działa w imieniu podmiotu – jego nazwa i ewentualnie funkcja przedstawiciela. Nie pobieraj jednocześnie telefonu i e-maila, jeśli jeden z tych danych wystarczy.

Nie wpisuj automatycznie 5-letniego okresu przechowywania.

Najpierw sprawdź kategorię dokumentacji w JRWA obowiązującym w bibliotece. W klauzuli możesz odwołać się do okresu wynikającego z przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

Doprecyzuj regulamin i protokół przekazania materiałów.

Warto wskazać, że materiały są przyjmowane, weryfikowane i dokumentowane, a dodatkowo odebrać oświadczenie, że mają charakter informacyjny, edukacyjny, społeczny lub pomocowy i nie są materiałami reklamowymi objętymi odpłatnym rozpowszechnianiem. Dzięki temu łatwiej oddzielisz materiały bezpłatne od komercyjnych.