Umowa sponsoringu, podobnie jak każda inna umowa, ma pewne elementy stałe, które powinny zostać w niej zawarte. Ich poznanie i zrozumienie pozwoli bezproblemowo przygotować dokument odpowiadający potrzebom zarówno biblioteki, jaki i oczekiwaniom sponsora. Pierwszym i podstawowym elementem umowy sponsoringowej jest określenie stron, które zawierają porozumienie. Dobrze jest posługiwać się nie tylko samymi danymi instytucji, ale także wskazać osoby decyzyjne w konkretnych podmiotach. W przypadku przedsiębiorstw przeważnie będzie to ktoś z władz lub osoba wskazana przez tę osobę. Będzie to wynikało z dokumentów firmowych i zostanie ustalone w trakcie negocjacji. Po stronie biblioteki przeważnie będzie to dyrektor. W szablonie umowy zostały wskazane konkretne punkty, które mogą zostać zapisane w umowie.