Biblioteka zgodnie z zasadami swojej polityki rachunkowości, składniki majątku trwałego spełniające definicję środków trwałych o wartości początkowej do 1.000 zł księguje bezpośrednio w koszty zużycia materiałów i nie ujmuje w ewidencji środków trwałych, a powyżej 1.000 zł księguje na koncie 010 „Środki trwałe”. Z tym że, środki trwałe o wartości początkowej do 10.000 zł umarza jednorazowo, a powyżej 10.000 zł umarza sukcesywnie wg stawek amortyzacyjnych. Instytucja do końca 2025 r. prowadziła ewidencję środków trwałych w księgach inwentarzowych prowadzonych techniką ręczną. Księgi inwentarzowe były prowadzone odrębnie dla biblioteki głównej oraz dla poszczególnych filii. Nadawane numery inwentarzowe środków trwałych składały się między innymi z numeru strony księgi inwentarzowej. Ze względu na przyszły obowiązek raportowania środków trwałych do urzędu skarbowego tj. JPK_ST_KR, biblioteka zakupiła licencję na program ŚRODKI TRWAŁE. Biblioteka przeniesie do programu komputerowego wszystkie użytkowane środki trwałe, ewidencjonowane do tej pory w księgach inwentarzowych prowadzonych techniką ręczną. W celu usystematyzowania ewidencji środków trwałych w programie komputerowym, instytucja chce dokonać zmiany numerów inwentarzowych środków trwałych na nowe, w ten sposób, że numer inwentarzowy obiektu będzie składał się z oznaczenia: ŚT, G-grupa, numeru wpisu w danej grupie oraz rok przyjęcia: ŚT/G-grupa/liczba porządkowa/rok, np. ŚT/G-1/4/2026, gdzie: ŚT – środek trwały, G-1 – grupa rodzajowa środka trwałego (budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego), 4 – kolejny numer wpisu do księgi inwentarzowej w zakresie danej grupy, 2026 – rok przyjęcia. Czy zgodnie z powyższym, instytucja może przyjąć zasadę, że w programie komputerowym ŚT: dla środków trwałych, które na dzień 01.01.2026 r. nadal są użytkowane i amortyzowane, dokona zmiany numerów inwentarzowych na nowe numery, natomiast dla środków trwałych, które nadal są użytkowane, ale są już całkowicie umorzone na koniec 2025 r., pozostawi dotychczasowe numery inwentarzowe - jest ich bardzo dużo i wymagało by to ogromu pracy poświęconej na fizyczne oznaczenie środków trwałych nowymi numerami, to środki trwałe głównie z grup 4 i 8. Pozostawione stare numery inwentarzowe będą unikalne i nie będą kolidowały z nowymi numerami. Czy takie postępowanie będzie właściwe?