Samo przygotowanie wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej musi zostać poparte wieloma dokumentami, które ułatwią organowi wydającemu zezwolenia podjęcie decyzji. Najważniejsze dokumenty związane z pozwoleniem na imprezę masową to: Opinie komendanta policji, straży pożarnej, stacji pogotowia ratunkowego, inspektora sanitarnego. Plany obiektu lub terenu imprezy z zaznaczeniem m.in. dróg ewakuacji, punktów pomocy medycznej, hydrantów, przyłączy wody, gazu, prądu. Regulaminy obiektów lub terenu, program imprezy wraz ze wskazaniem przekazania jego treści uczestnikom imprezy.